하루 만에 준비하는 프레젠테이션 - 2. 프레젠테이션 구조

2. 프레젠테이션 구조

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  이러한 구조는 다른 방식이 될 수도 있다.

 

 

 

  프레젠테이션을 위한 탁월하고 강렬한 서론(도입)은 기초를 다지고 톤을 설정하는 데 있다. 서론 부분에서 사람들은 당신이 말하고자 하는 바에 대해 주의를 기울일지 아닐지를 결정한다. 이에 프레젠테이션을 시작할 때 사람들의 관심을 모으기 위해 최선을 다해야 하며, 모든 사소한 기회까지도 놓치지 말아야 한다.

 

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[탁월하고 강렬한 서론의 세 가지 요소]

 

① 호기심 또는 주목을 끄는 것

 

  청중에게 생기를 부여하고 주의를 끄는 것을 생각하라. 효과적으로 주목을 끌 수 있는 것이면 어떤 것이든 상관없다. 다음의 사항을 고려해보라.

 

   ▪ 화제가 될만한 새로운 아이템

   ▪ 호기심을 돋우거나 놀랄만한 통계

   ▪ 재미있고 개인적인 이야깃거리

   ▪ 따뜻하고 감동적인 사람들 이야기

   ▪ 심사숙고할 만한 질문

   ▪ 관심사를 공유할 수 있는 부분에 관한 강한 호소

 

 

“475,000 달러. 이는 작년에 우리 회사가 내부적으로 다룰 수 있었던 문제를 해결하기 위해 외부 컨설턴트를 고용하면서 낭비한 돈입니다. 더구나 이 금액은 이들 컨설턴트들이 찾아와 문제를 해결하는 동안 가만히 앉아서 시간을 보낸 직원들의 노동력은 제외한 금액입니다. 이 돈을 직원들의 보너스로 사용했다면, 25,000달러라는 돈이 여러분 개인 수중에 들어왔을 것이고, 여러분은 생각해 왔던 새로운 차를 구입할 수 있었을 것입니다. 아니면 가족들과 함께 캐리비안으로 환상적인 휴가를 떠났을 수도 있겠지요.”

 

 

② 프레젠테이션을 위한 설명

 

  당신이 프레젠테이션을 하는 이유와 서론의 호기심이 어떤 관련이 있는지 설명하라. 이를 통해, 당신은 청중에게 당신이 이해한 바를 증명하고, 앞으로 우리(청중과 당신)가 어떤 행동을 취해야 하는지를 미리 보여주게 된다.

 

  “다음 30분 동안, 저는 여러분에게 우리 회사가 외부 컨설턴트에 대한 의존도를 줄임으로써 수천 달러를 어떻게 절약할 수 있는지 설명하고자 합니다. 궁극적으로, 이는 우리의 상여금을 상승시키는 데 큰 역할을 할 것입니다.”

 

 

③ 핵심 메시지

 

  이것은 청중이 기억하길 원하는 핵심 내용이다. 프레젠테이션 과정에서, 당신은 최소한 5번 내지 6번 정도 핵심 메시지를 반복해서 언급하고 싶을 것이다. 당신은 핵심 메시지를 꾸준히 반복하면서 그것을 강화할 것이다. 이 핵심 메시지는 나중에 청중이 자신의 지인들에게 이 프레젠테이션과 관련된 상황에서 그들에게 해줄 말이기도 하다.

 

  “우리의 새 내부 자원 프로그램은 회사의 자금을 절약할 것입니다. 이는 또한 우리가 기술을 구축할 수 있는 기회를 제공하며 우리는 향후 더욱 크고 이익을 추구할 수 있는 프로젝트를 시작할 수 있습니다. 이 프로그램을 사용함으로써, 우리는 개인적으로나 회사 차원에서 서로가 만족할 수 있는 상황을 창출할 수 있을 것입니다.”

 

 

  프레젠테이션의 본론은 당신의 핵심 메시지를 뒷받침하는 사실, 숫자, 예시, 그리고 설명을 나타내는 것이며, 자연스럽게 행동을 취하게 하는 것이다. 세 가지 주요 설명을 계획함에 있어 각각의 설명은 세 개의 부연 요점이나 증거 자료를 포함한다. 이상적으로, 이런 구성은 당신이 생각하는 동일한 결론을 청중에게 납득시킨다.

 

  당신이 프레젠테이션을 할 때 청중들은 딴청을 피우고, 하찮게 여기거나, PDA를 가지고 놀거나 그저 멍하니 창 밖을 바라볼 수 있다는 점을 명심하라. 여기에 맞서기 위해, 설명의 각 부분은 위력이 있어야 하고, 재미도 있어야 한다. 청중들은 많은 정보를 제한적으로 흡수하기 때문에 설명에 대한 각 부분의 증거 자료는 세 가지로 한정시켜야 한다. 이를 초과하면 사람들은 무엇이 중요하고, 무엇이 그렇지 않은지 판단하는 데 어려움을 느낀다.

 

  한 아이디어에서 다음 아이디어로 넘어가는 흐름을 자연스럽게 하기 위해, 당신은 청중이 납득할 수 있도록 변화 과정을 제공해야 한다. 이를 효과적으로 진행하기 위해 너무 머리를 쓸 필요는 없으며, 일반적으로 다음과 같이 짧고 간단한 문장을 사용한다.

 

▶ “오늘 제가 여러분에게 설명하는 프로그램은 우리 회사에 다음 세 가지 방향에서 실질적 이득을 발생시킵니다. 첫째, … .”

 

(설명 #1) “우리의 내적 능력을 키우는 것이 외부에 지출되는 회사의 자금을 절약할 것입니다. 이는 다음 세 가지 데이터를 근거로 하는데, 모든 분들이 흔쾌히 동의하실 것입니다.”

 

▪ “외부 컨설턴트들은 보통 시간당 100달러를 청구하며, 이를 초과하기도 합니다. 저는 우리 회사의 직원 중 시간당 100달러 이상을 받는 분들이 거의 없다고 확신합니다. 이 문제를 우리가 처리하면 상당한 회사 자금을 절약할 것입니다.”

 

▪ “회사의 모든 직원들은 우리를 위해 일하는 상당수의 컨설턴트가 앞으로도 그들 자신의 회사를 위해 더 많은 서비스의 구매를 추천하게 될 것이라고 걱정하고 있습니다. 우리는 처음부터 외부 컨설턴트의 개입을 피함으로서, 우리에게 필요하지도 않은 후속 상품이나 서비스를 구입하라는 압력을 줄이게 될 것입니다.”

 

▪ “공장의 규정에 따라 우리는 다른 회사와 동일한 방식으로 업무를 하지 않을 것이라고 확신합니다. 우리가 추구하는 방식은 경쟁력 있는 장점의 한 부분입니다. 그렇지만 실패는 없어도, 외부 컨설턴트들이 우리에게 권하는 제안은 다른 회사들도 동일하게 하는 것입니다. 우리가 그들의 제안을 따르기만 한다면, 결국 우리가 만드는 훌륭한 것들은 그 가치가 희미해질 것입니다. 이것을 멈출 때가 왔다는 제 의견에 여러분도 동의하실 것이라 확신합니다.”

 

▶ “오늘 제가 설명하는 이 제안의 두 번째 주요 이점은 우리의 생산성은 우리가 스스로를 위해 더욱 많이 할수록 더욱 증가할 것입니다.”

 

(설명 #2)“잘 훈련되고 경험이 많은 직원들은 우리 회사를 위해 생산성과 수익을 동시에 증가시킬 것입니다. 여기에는 다음 세 가지의 확실한 이유가 있습니다.”

 

▪ “직원들이 고객에게 도움을 줄수록 사업이 잘된다는 연구결과가 있습니다. 왜냐하면 고객의 충성도가 높아지고 강화되기 때문입니다. 우리는 지금의 고객에게 더욱 많은 것을 판매할 것입니다.”

 

▪ “직원들이 프로젝트를 통해 기술을 높이면서 실질적인 참여를 하게 될 것이고, 그들은 문제를 더욱 쉽게 해결할 것입니다. 이는 회사가 더욱 많은 이윤을 추구할 수 있고 내부문제를 해결하는 데 소요되는 시간의 낭비를 줄일 것입니다.”

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▪ “이러한 독창력은 직원들의 자신감을 더욱 향상시키고 업무 만족도를 높여줄 것이라는 이유에서입니다. 이직률을 줄이게 되고 회사는 새로운 직원을 채용하여 업무 능력이 향상될 때까지 들이는 비용을 절약하게 될 것입니다. 이러한 결과로 회사는 더욱 안정적이 될 것입니다.”

 

▶ “세 번째, 잠재적으로 이 프로그램의 가장 중요한 강점은 시장의 변화에 대해 더욱 잘 대처할 수 있다는 것입니다.”

 

(설명 #3) “여러분들이 많이 들어왔듯이, 소비자 시장의 변화는 계속되고 있습니다. 외부 컨설턴트의 도움보다는 내부적으로 이러한 변화에 대처함으로써, 우리는 더욱 유리한 입장을 취할 수 있습니다. 이 결론은 다음 세 가지 내용에 근거한 것입니다.”

 

▪ “우리가 새로운 컨설턴트를 채용한다면, 가치가 있는 제안을 하기까지 그들에게 필요한 시간이 꽤 필요합니다. 우리가 필요한 반응을 빨리 요구할 때 지체가 되는 것입니다.”

 

▪ “시장 변화에 컨설턴트가 개입함으로써, 우리 조직의 구성원들은 개인적으로 책임감을 덜 느끼게 됩니다. 자체적으로 행동을 취하는 대신, 우리는 거금을 그들이 내놓는 제안에 투자한다고 생각할 것이며, 먼저 그들의 결과를 기다리고 관망할 것입니다.”

 

▪ “우리는 매일 시장경제를 접하고 있기 때문에, 사실상 정보수집 시스템을 매우 적절하게 운용해오고 있습니다. 그것은 우리의 제안이 현실적이며 실현 가능하다는 것을 의미하며, 컨설턴트가 제안하는 아이디어는 이론상 그럴듯하게 들리지만 결국 현실에서는 쓸모가 없는 것이 되어 버립니다. 우리가 자체적으로 형성하는 아이디어의 질을 향상시키는 문제에 더욱 관심을 가지면, 우리는 시장경제에 잘 부합할 수 있을 것입니다.”

 

 

  프레젠테이션을 효과적으로 끝내기 위해 당신이 원하는 것, 즉 청중이 기억하고 이해하길 바라는 사항에 대해 상기시켜야 한다. 당신이 그들에게 행동을 촉구하기를 인상적으로 이야기하면서 끝내는 것이, 그저 열심히 이야기하다 끝내는 것보다 더욱 강렬하다. 효과적이고 기억에 남을 수 있도록 프레젠테이션을 끝내려면 초점과 에너지를 모아라.

 

 

 

 

 

[프레젠테이션을 마무리하는 방법]

 

① 주요 설명을 상기시킨다.

 

  주의할 점이 있다. 사람들은 당신이 세부적으로 설명하는 점에 대해 단순히 듣기만 했기 때문에, 당신이 다뤄온 모든 요점을 그들에게 상기시켜야 한다.

 

 

② 핵심 메시지를 반복 진술한다.

 

  직접적이고 모호하지 않게 하라. 사람들이 기억해야 할 요점을 흐리지 말라. 직설적이고 단호하게 하라.

 

“자, 여러분이 보았듯이 내부자원을 이용하는 것이 외부 컨설턴트를 고용하는 것에 비해 회사에 상당한 재무 이익을 발생시킵니다. 연간 절약 금액인 745,000 달러는 상당히 놀랍지만 불가능한 것이 아닙니다. 회사가 비용을 절약하게 되면, 기업의 장기적인 성장에 도움이 될 것입니다. 게다가, 우리의 생산성을 예측하게 되면, 시장 변화에 더욱 빨리 반응할 수 있게 됩니다. 이런 세 가지 결과는 그만한 가치가 있다는 것을 말씀드리고자 합니다.”

 

 

③ 행동을 취하게 하라.

 

  그들이 들은 상황에 대해 행동할 수 있는 세부적인 사항을 말한다. 적절히 선택한 사항에 대해 자세한 설명을 해서 모든 사람들에게 알려야 한다. 여기엔 다음과 같은 것들이 포함된다.

 

▪ 사람들이 취하길 바라는 다음 단계
▪ 사람들이 느끼길 바라는 사항들
▪ 사람들이 미래에 대해 생각하길 원하는 것들
▪ 사람들이 기억해야 할 사항들

 

“오늘 여러분에게 말씀드린 정보는 우리의 실제 데이터를 근거로 한 것이며, 내부 자원 프로그램을 다음 주부터 바로 실천할 것을 제안하는 바입니다. 이것이 우리가 일궈온 성과를 확인할 수 있는 최선의 방법입니다. 여러분 각자가 이러한 사안에 대해 생각을 해본 후, 자신의 일과 관련된 내부 자원 접근법에 대해 여러분의 상사에게 제안을 하면 도움이 될 것입니다.”

 

 

④ 서론의 관심사와 연결하거나 주목을 끄는 것을 활용하라.

 

  이것이 효과적으로 프레젠테이션의 궤도를 만드는 것이다. 이렇게 해서 청중들에게 프레젠테이션이 끝났다는 사실을 알려라.

 

“언급한 것처럼, 745,000달러는 매년 외부 컨설턴트들에게 지금도 지불되는 비용이며, 이는 우리의 상여금으로 사용될 수 있는 돈입니다. 외부 컨설턴트 대신 내부 자원을 이용한다는 사실을 받아들인다는 것은, 회사에서 여러분에게 추가로 25,000달러를 지급한다는 의미입니다. 또한 여기에는 많은 장점들이 있습니다. 우리가 함께 일한다면, 더욱 빨리 해낼 수 있습니다.”

 

 

⑤ 마지막으로, 감사 인사를 하라.

 

  그들의 시간과 참석을 감사하라. 가능하다면 자리를 만들어준 사람들에게 감사의 인사를 하라. 프로젝터를 준비해준 사람들의 이름을 부르는 것보다는 사람들이 당신의 핵심 메시지를 기억하고 행동하는 것이 중요하기 때문에 직접적이고 단순하게 하라.

 

  프레젠테이션 자리에서 유머의 사용 여부에는 항상 논란이 있다. 이는 칼의 양날과 같다. 어떤 면에서, 재미있는 농담은 청중과 당신 사이에 유대감을 형성할 수 있다. 그렇지만 다른 한편으로는, 과장된 유머로 상황이 안 좋아질 수 있기 때문에 이런 상황을 감수할 가치가 있는가를 생각해야 한다.

 

 

[유머를 사용 시 지켜야 할 것]

 

▪ 좋은 유머는 연관성이 있다 - 당신의 주제, 혹은 연설자인 당신과 관련되어야 한다.

▪ 성적인 표현, 인종차별적 또는 상스러운 농담은 하지 마라 - 당신은 비즈니스 프레젠테이션을 하는 것이다. 당신의 목표는 사람들에게 영향을 주는 것이지, 많은 사람들을 적으로 만드는 것이 아니다. 인종적이고 성적인 농담은 불법일 수도 있다.

▪ 가장 안전한 유머는 당신 자신을 웃음거리로 만드는 것이다 - 물론 당신은 자신의 권위를 실추시키지 않고, 그렇게 하고 싶을 것이다. 사람들은 당신이 스스로를 심각하게 받아들이지 않길 바란다는 점을 명심하라.

▪ 분위기를 망치지 마라 - 당신이 코미디언이 될 필요가 있다고는 생각하지 마라. 처음의 농담은 어색한 분위기를 바꿀 수 있지만 일과 관련된 집중력은 떨어뜨린다.

▪ 개인적 한계를 인식하라 - 이는 당신이 선천적으로 재치 있거나 위트 넘치는 사람이 아니라면 프레젠테이션 도중 무리해서 웃기지 말라는 뜻이다. 당신의 고유한 스타일과 개성을 고수하라.

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"Winning Presentation in a Day", 론다 아브람스