하루 만에 준비하는 프레젠테이션 - 3. 메시지 전달 방식

3. 메시지 전달 방식

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  프레젠테이션에서 하고자 하는 이야기를 끝냈다면, 당신의 메시지를 전달하는 방식에 대해 심사숙고할 때다. 이는 당신의 프레젠테이션을 더 나은 방식으로 전달하고, 사람들이 당신의 결론을 받아들이게 되는 이유가 된다. 프레젠테이션을 미세 조정(fine-tuned)하기 위해서는 다음 사항에 초점을 맞춰라.

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   ▪ 강하고 활기 넘치는 전달방식 개발

   ▪ 적정한 선에서의 청중 참여 유도

   ▪ 가시적 목표를 사용한 자연스러운 처리

   ▪ 파워포인트와 같은 전문적인 소프트웨어 사용

 

강하고 활기 넘치는 전달방식 개발

 

  프레젠테이션을 어떻게 진행했는가는 그 프레젠테이션의 실제 내용만큼이나 중요하다. 일반적으로 프레젠테이션을 잘 할수록 당신은 메시지를 잘 전달하게 되고, 당신이 그들과 함께 무엇을 하길 원하는가에 대해 청중에게 영향을 준다. 당신의 움직임, 언어, 외양, 그리고 제스처로 청중은 당신을 신뢰할지, 식견이 있는지, 자신의 마음에 드는지를 판단한다. 따라서 당신의

 

 

① 당신의 목소리 전달 스타일을 생각하라 - 그리고 어떤 부분에서 연습이 더 필요한가를 결정하라. 프레젠테이션을 능숙하게 전달하기 위해 목소리는 다음과 같아야 한다.

 

   ▪ 확실하게 잘 들을 수 있도록 큰 소리로 말해야 한다.

   ▪ 단어를 정확하게 발음해야 한다.

   ▪ 듣는 이가 편안하게 여길 수 있도록 이야기해야 한다.

   ▪ 강조를 위해 빨리 말해야 할 때와 느리게 말해야 할 때를 알아야 한다.

   ▪ 자연스러운 목소리 톤으로 말해야 한다.

   ▪ 확신과 자신감을 가져야 한다.

 

② 당신의 바디 랭귀지를 평가하라 - 이는 당신이 자신감을 가지고 있는지 아니면 불안정한지에 대해 상당한 영향을 주기 때문이다. 이 때문에 다음과 같아야 한다.

 

   ▪ 말할 때는 똑바로 서는 습관을 들여라. 기대거나 안절부절하지 마라. 말할 때는 위엄 있게 행동하라.

   ▪ 무대 위를 서성일 때는 목적을 가지고 움직여라. 청중의 주의를 환기시킬 필요가 있을 때, 요점과 신호를 강조하기 위해 움직여라.

   ▪ 다른 패널들과 함께 탁자에 앉아있다면, 똑바로 일어서거나 약간 앞으로 숙여라. 연설할 때와 마찬가지로 사람들을 바라보라.

   ▪ 온화함을 유지하되 사람들과 눈이 마주칠 때는 강압적이어서는 안 된다.

   ▪ 제스처는 강조를 더하거나, 시각적 흥미를 제공하고, 편안하고 자신감이 있다는 것을 보여줄 때 사용하라.

 

③ 의상 선택은 신중하고 주의 깊게 하라 - 다음의 사실을 염두에 둬야 한다:

 

   ▪ 프레젠테이션 장소

   ▪ 참여자 수와 그들의 복장

   ▪ 프레젠테이션 개최 타입

   ▪ 시간과 날짜

   ▪ 정장 혹은 캐주얼인가에 대한 지역적 선호도

   ▪ 계절

 

 

적정한 선에서의 청중 참여 유도

 

  청중과의 상호작용은 좋은 것이다. 이는 프레젠테이션을 하는 사람과 청중과의 벽을 허무는 것이다. 상호작용은 프레젠테이션에 생기 있는 현실성을 부여하는데, 이는 모든 사람들이 토론중인 사안에 대해 이야기할 수 있는 기회를 갖기 때문이다. 프레젠테이션을 하는 동안 여러분은 청중들이 참여할 수 있도록 동기부여를 해야 하며, 이러한 참여는 당신의 프레젠테이션에서 쓸데없이 일탈하는 것을 막을 수 있다. 청중들의 참여 유도를 위해 할 수 있는 몇 가지 간단한 방법은 다음과 같다.

 

   ▪ 주제와 관련해서 즉흥적인 거수투표를 한다.

   ▪ 주제와 관련된 개인적인 경험을 청중들이 공유할 수 있도록 한다.

   ▪ 청중들에게 실험이나 역할극 등에 자원봉사자로 참여해달라고 요청한다.

   ▪ 프레젠테이션 시간에 질의응답 시간을 만드는데, 일반적으로 마지막에 한다.

 

  질의응답과 같은 다양한 참여 방식은 자주 사용되는 방식이다. 이런 이유는 질의응답 시간은 당신이 그들의 실질적인 필요에 대응하기 위해 그곳에 있으며, 가상의 정보만을 주지 않는다는 사실을 주지시켜 주기 때문이다. 또한 질의응답 시간은 다음과 같은 부수적인 이익을 제공한다.

 

   ▪ 주제에 대한 전문적인 지식을 보여줄 수 있다.

   ▪ 청중과 관계를 구축하는 기회를 제공한다.

   ▪ 발표자 입장에서 청중들이 당신의 메시지를 이해했는지 판단할 수 있다.

   ▪ 질의응답 시간에 접하는 다양한 반응들은 다음 프레젠테이션을 개선하는 데 도움이 된다.

 

  물론 질의응답 시간은 다음과 같은 단점에 노출될 수 있다.

 

   ▪ 질문을 받았을 때 답을 모를 수 있다.

   ▪ 질의응답 시간이 당신의 권위와 평판을 떨어뜨리고자 하는 일부 사람들에게 악용될 수 있다.

   ▪ 청중들은 질의응답 시간보다는 지루하고 산만한 시간이 끝나기만을 바랄 수도 있다.

   ▪ 질의응답 시간은 당신이 열심히 만들어 온 분위기를 띄우기보다는 썰렁하게 만들어버릴 수도 있다.

   ▪ 사람들이 이 질의응답을 당신에게서 자산이나 비밀 정보를 캐내려는 기회로 여길 수도 있다.

 

  그러나 모든 것을 고려했을 때, 질의응답은 훌륭한 프레젠테이션이라는 자산을 가질 수 있는 기회이며, 당신은 그들을 참여시켜야 할 것이다. 그러므로 미리 과제물을 주고 적절한 시기에 자신감 있게 질의응답 시간을 주도하는 것이 바람직하다. 효과적으로 질의응답 시간을 다루는 방법은 다음과 같다.

 

① 언제나 3단계 진행절차를 따른다 - 이는 누군가 당신에게 질문했을 때를 의미한다.

 

▪ 질문을 주의 깊게 듣고 큰 소리로 정리해서 모든 사람들이 질문을 이해할 수 있게 하라.

▪ 생각을 정리할 시간을 잠시 가져라. 즉시 대답하지 말고 말하고자 하는 부분을 생각하라.

▪ 질문에 대해 직선적이고 간단하게 대답한 후, 다음 질문을 받는다.

 

② 모르는 사항에 대한 질문을 받았다면 - 공개적으로 솔직하게 시인한다. 질문자의 이메일을 알려달라고 한 후, 확인하고 정확한 정보를 알려주겠다고 하는 편이 질문에 대해 어설프게 대응하는 것보다 낫다.

 

③ 공격적이고 적대적인 질문을 받았다면 - 그 사람을 설득해서 마음을 돌릴 수 있는 기회가 있는지 생각하라. 질문에 대한 불쾌한 충격을 없애려면, 당신이 덜 기분 나쁜 언어로 고쳐 말하라. 그런 다음 근본적인 논란거리는 신경 쓰지 말고 질문과 관련된 대답을 하라.

 

④ 미리 연습하라 - 적대적인 질문을 예상하고 그들을 다룰 수 있는 최선의 방법을 미리 생각하라. 또한 모두가 공개적으로 질문하기를 수줍어할 경우를 대비해 몇 가지 아이디어를 생각해 두라. 가장 좋은 방법은 이렇게 말하는 것이다.

 

“제가 앞서 설명 드린 것에 대해 궁금해하시는 분들이 계실텐데요….”

 

  또한 당신은 사람들이 웅성거리기 시작할 때까지 계속하기보다는 정해진 시간에 질의응답을 끝내고 싶어할 것이다. 이를 위한 좋은 방법은 다음과 같은 언급을 하는 것이다.

 

“자, 좋은 질문들이었습니다. 저는 오늘밤 여러분과의 대화가 즐거웠으며 외부 컨설턴트가 아닌 우리가 돈을 벌 수 있는 방법에 대해 설명 드렸습니다. 여러분들의 적극적인 참여에 감사합니다. 궁금한 사항이 있으면 언제든 연락 주십시오. 자세한 사항은 나눠드린 유인물에 나와 있습니다. 안녕히 계십시오.”

 

 

가시적 자료를 사용한 자연스러운 처리

 

  가시적인 자료에는 여러 가지 방식이 있다.

 

   ▪ 화자의 기록과 즉석 카드

   ▪ 마이크, 프로젝터, 그리고 레이저 포인터

   ▪ 플립차트와 화이트보드

   ▪ 투명 슬라이드

   ▪ 35mm 슬라이드와 프로젝터

   ▪ 물리적인 자료

   ▪ 비디오와 오디오 장비

 

  당신은 가능한 한 많은 자료들을 이용하기보다는 적절하게 선별된 시각 장비를 사용해서 당신의 핵심 메시지를 강화하고 사람들에게 당신이 요구하는 바를 행하도록 하고자 할 것이다. 어떤 시각 자료를 사용하든 간에, 과하거나 모자라면 청중의 주의를 분산시킨다는 점을 명심하라. 특히, 배포 자료는 판단 자료가 된다. 청중들은 유인물을 소중히 할 것이고 그것을 열심히 챙길 것이다. 이유는 다음과 같다.

 

   ▪ 그들은 받아 적는 대신 당신의 설명에 집중할 수 있다.

   ▪ 미리 배포가 되었다면, 청중들은 토론에 참여하기 위해 미리 준비할 수 있다.

   ▪ 세부 데이터가 공유된다.

   ▪ 자료에 있는 메시지를 강조한다면, 청중들은 당신이 말하는 것을 더욱 잘 기억한다.

 

  마찬가지로 배포물에도 단점은 있다.

 

   ▪ 유인물은 당신이 프레젠테이션을 하며 강조하고 싶은 요점을 누설해버릴 수 있다.

   ▪ 유인물을 읽어본 사람들은 당신의 이야기에 집중하지 않을 수도 있다.

   ▪ 일부는 유인물을 갖고 있기 때문에 자리를 떠나도 된다고 판단할 것이다.

 

  훌륭한 경험 법칙에 의하면, 당신은 청중들이 당신의 이야기에 참여하고 끝날 때까지 정보를 얻고자 한다는 사실을 알았을 때에만 프레젠테이션 전에 유인물을 나눠줘야 한다. 당신의 프레젠테이션 요점이 요약된 유인물은 결국 그들에게 배부되는 것이 일반적이다. 만약 당신이 프레젠테이션을 마친 후 세부사항이 포함된 유인물을 배포한다는 사실을 알리는 것은, 그들이 적을 걱정을 하지 않고 집중할 수 있다는 사실을 뜻한다. 당신의 연락처를 기입해야 사람들은 당신이 요구하는 바를 추구할 수 있다.

 

 

파워포인트와 같은 전문적인 소프트웨어 사용

 

  파워포인트는 처음 선보인 지 10여 년이 지난 지금 표준 비즈니스 프레젠테이션 소프트웨어로서 전세계적으로 사용되고 있다. 어떤 추정에 의하면, 매일 3천만 건의 파워포인트 프레젠테이션이 진행되고 있다. 이러한 파워포인트를 효과적으로 사용하면 얻을 수 있는 두 가지는 다음과 같다.

 

  ① 메시지 - 프레젠테이션에서 가장 중요한 부분을 ‘청중에게 무엇을 전달해야 하는가’이지, 파워포인트 슬라이드에 ‘무엇을 적었느냐’가 아니다. 파워포인트에서는 “적은 것이 오히려 더 많은 것(less is more)”이라는 사실을 명심하라. 파워포인트 내에 첨부할 정보량을 제한하라. 그리고 그 제한된 정보가 당신이 말하는 바를 추가하고 강조하는 것으로 활용하라. 그렇게 하면 핵심 메시지를 청중이 받아들이게 할 기회는 더 많아질 것이다.

 

  ② 절제 - 이는 너무 많은 것들을 파워포인트에 담지 말라는 말이다. 아무도 파워포인트에 담겨진 자료의 분량으로 당신을 평가하지 않는다. 대신 적절하고 선택적으로 만들어야 한다. 가능한 적은 슬라이드를 사용하고, 간단하게 만들어라. 당신의 자료는 혼란을 주기 위한 것이 아니라 정보를 주고 강조하는 것이 목적이다. 파워포인트에 모든 것을 넣고자 하는 유혹을 참아야 한다. 대신, 청중에게 당신이 말하고자 하는 것을 들을 수 있는 시간을 줘라.

 

  가장 좋은 것은 파워포인트 슬라이드를 작성할 때 확실한 4×4 규칙(four by four rule)을 염두에 두는 것이다. 규칙은 이렇다 : 각 페이지의 내용이 4가지 요점을 넘어서는 안 되며, 각 요점은 4단어 이하로 작성해야 한다. 이보다 많으면 읽고 받아들이기가 어렵다. 슬라이드 작성 목적은 가능한 한 적은 단어를 사용하는 것이다. 글씨 크기는 작고 읽기 힘들면 안 되기 때문에 크고 읽기 쉬운 사이즈를 선택한다.

 

[다른 유용한 파워포인트 정보]

 

  ▪ 각 슬라이드에 제목을 삽입하면 청중들에게 원하는 바를 잘 전달할 수 있다.

 

  ▪ 글자 폰트는 독특한 것보다는 가장 읽기 쉬운 것으로 정하라. 한번 폰트를 정하면 모든 슬라이드에 그것을 사용하라. 절대로 바꾸지 마라.

 

  ▪ 현저한 차이가 나는 색상 조합을 선택하라. 배경화면은 한 색상이나 최대 두 가지 색상을 사용하고, 글자 역시 한두 가지의 색상을 사용하라. 그리고 그 색상 배합을 전체 프레젠테이션 자료에 일관되게 사용하라.

 

  ▪ 훌륭한 경험법칙으로는 1분에 최대 두 장 정도의 프레젠테이션을 보여주는 것이다. 너무 빨리 지나가면 사람들은 당신이 설명하는 것을 받아들일 시간이 없다.

 

  ▪ 파워포인트 프레젠테이션에 앞서 어디에 서 있을지를 결정하라. 스크린의 한쪽 면에 서있는 것이 가장 좋다.

 

  ▪ 완전히 캄캄한 환경에서 슬라이드 쇼를 해서는 안 된다. 청중뿐만 아니라 당신에게도 약간의 불빛이 필요하다.

 

  ▪ 슬라이드를 가리키지 마라. 집중해야 할 것은 슬라이드가 아니라 프레젠테이션이다. 레이저포인터를 이용해서 특정부분을 가리키는 것은 좋지만, 과하면 성가신 법이다. 적당히 사용하라.

 

  ▪ 당신이 말하는 동안, 슬라이드를 어떻게 넘길 것인지 생각해둬라. 연단에서 이를 조정하려면 리모콘이 필요할 것이다. 그러나 이것이 여의치 않다면, 다른 사람이 컴퓨터 앞에 앉아 당신이 말하는 동안 슬라이드를 넘기도록 하라. 슬라이드를 넘기기 위해 스크린 앞을 가로막는 실수는 하지 말라.

 

  ▪ 마지막 슬라이드를 기억에 남도록 만들어라. 질의응답 시간에 화면이 멈춰있을 것이므로, 당신의 핵심 메시지를 강조해야 한다. 그렇지 않으면 마지막 페이지에 당신의 이름, 회사, 그리고 연락처를 남겨놓는 것도 좋다.

 

  ▪ 파워포인트 슬라이드는 당신이 아니라 당신의 청중을 위한 것임을 명심하라. 슬라이드는 당신의 노트가 아니며, 단순히 읽어주는 자료도 아니다. 당신이 말하고자 하는 바를 강조하고 생생한 시각적 이미지를 창조하는 것이다.

 

  ▪ 파워포인트 프레젠테이션을 사용하고자 한다면, 항상 장소에 먼저 도착에서 장비를 갖춰라. 대부분 프레젠테이션의 문제는 충분한 시간만 있으면 해결된다. 프레젠테이션을 시작하기 5분 내지 10분 전에 오면 이를 세팅할 시간이 촉박하다.

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"Winning Presentation in a Day", 론다 아브람스