하루 만에 준비하는 프레젠테이션 - 1. 프레젠테이션 체크 리스트

하루 만에 준비하는 프레젠테이션의 전체 구성도

1. 프레젠테이션 체크리스트

성공적인 프레젠테이션은 당신이 연단에 올라가기 이전에 이미 시작된다. 즉 우선 모든 것을 철저하고 세밀하게 준비해야 하는 것이다. 프레젠테이션 작업 중 어떤 일에 직면할 것인가를 정확하게 알아야만 시간을 절약하고, 자신감을 가질 수 있을 뿐만 아니라 예기치 못한 골칫거리들을 피할 수 있다.

적절한 주제와 역동적인 타이틀 결정

프레젠테이션 준비작업을 시작하기 위해서는, 당신이 초대한 사람들이 무엇에 관해 알고 싶어하는지를 정확히 이해해야 한다.

▪ 청중이 주제에 대해 이미 알고 있는 것이 무엇인가? 어떤 면을 부각시키는 것이 가장 효과적인가?
▪ 어느 정도의 세부사항까지 알고 싶어하는가? 아니면, 그들의 예상 관심도는 어떠한가?
▪ 사람들에게 어떤 정보를 알려주고자 하는가?

당신이 주제를 잘 알고 있다면, 개성이 드러나는 타이틀을 만들라. 사람들의 호기심을 유발할 수 있는 것으로 만들어야 한다.

▪ “3/4분기 결산 : 모든 기대치 초과!”
▪ “매출 부진의 여섯 가지 불변의 실패 법칙들”
▪ “바이트에서 달러로 : 웹사이트 방문을 매출로 전환하는 방법”

무엇을, 누구를 위해 프레젠테이션을 준비할 것인가를 결정

[프레젠테이션의 다양한 형식]

▪ 기조 연설 - 한 사람이 많은 청중들 앞에서 연설하는 것
▪ 세미나/워크숍 - 소규모, 혹은 중간 규모 그룹들의 직접적인 참여를 유도하는 것
▪ 패널 토론 - 패널 멤버들이 주어진 시간에 간단한 설명을 하고 질문에 대답하는 형식
▪ 보고 형식(reports) - 조직 내에서 벌어지는 사안에 대해 다른 사람들에게 알려주는 것
▪ 구매 권유 또는 상품 설명 - 청중들이 상품이나 서비스를 구매하도록 설득하는 것
▪ 동기를 부여하는 연설 - 청중에게 설득하거나 영감을 주고자 하는 것
▪ 회의 - 정보를 나누고자 하는 것

완벽한 준비를 위해, 어떤 형식의 프레젠테이션을 만들어야 하는지, 누가 참석할 것인지, 그들의 전반적인 배경이나 지식의 정도가 어떠한지 등에 대해 처음부터 적절한 준비를 해야 한다. 또한 참석 인원을 알고 있다면, 어느 정도의 형식과 상호작용이 가장 적절한지 판단할 수 있다. 또한 당신의 프레젠테이션 형식은 어느 정도의 시청각 장비를 사용할 수 있느냐에 따라 달라질 것이다. 당신이 단독작업을 하는가 혹은 다른 사람과 공동작업을 하는가 역시 당신이 작업하는 프레젠테이션의 수준에 영향을 줄 것이다. 벤처 자본가에게 보여주는 프레젠테이션처럼 잘 짜여야 하는 상황은 시간이 촉박하고 상당히 높은 수준의 전문가적 자질을 필요로 한다.

회의 시간과 장소 설정

어느 정도의 시간적 여유가 있는가와 더불어 언제 프레젠테이션을 발표해야 할 것인가 역시 중요하다. 대체적으로 사람들은 아침에 민첩하며 에너지가 충만하다. 만약 당신이 점심 직후 프레젠테이션을 시작하기로 예정되어 있다면, 주의를 환기시키고 이를 계속 유지하기 위해 청중의 참여를 높이고 싶어할 것이다. 이런 상황에서 퀴즈나 실물 전시는 직접적인 프레젠테이션보다 더 효과적일 수 있다. 당신이 프레젠테이션을 해야 하는 상황에 대해 생각해 보라.

장소 역시 프레젠테이션에 상당한 영향을 미친다. 다음과 같은 외적 조건들을 즉각 파악하라.

▪ 프레젠테이션 장소가 어느 정도의 규모인가.
▪ 어떤 방이 준비되었는가.
▪ 사람들이 테이블에 둘러 앉을 것인가, 아니면 좌우 정렬된 의자에 앉을 것인가.
▪ 청중과 교류를 위해 돌아다닐 수 있는가, 그렇지 않은가.
▪ 프레젠테이션 장비를 준비해야 하는가, 아니면 장소에 설치되어 있는가.
▪ 마이크를 사용해야 하는가, 그렇다면 어떤 종류의 마이크를 사용해야 하는가.
▪ 자료를 나눠줄 수 있는가.
▪ 행사 프로그램에 포함하기 위해 자료를 미리 제출해야 하는가.
▪ 이 모든 것과 함께 당신과 함께 일하는 사람들의 이름과 연락처를 알아둔다.

프레젠테이션을 위해 사용하고자 하는 모든 정보 수집

프레젠테이션으로 무엇을 해야 할 것인지를 확실히 했다면, 필요한 모든 정보를 모으는 작업을 한다. 단순한 사실 한 가지만 기억하라, 즉 “당신이 프레젠테이션 발표자로 선정된 이유는 다른 사람들보다 더 많은 것들을 알고 있기 때문”일 것이다. 아마도 당신은 상당한 시간 그 주제에 관한 일을 했을 것이다. 그러기에 당신은 충분한 자료를 찾기 위해 고심하는 것보다 무엇을 버려야 할지를 더 잘 알고 있을 것이다.

사용할 자료를 모으면서 명심해야 할 점은, 당신은 청중에게 설명하기 위해 프레젠테이션 작업을 한다는 것이다. 당신이 말하고자 하는 주제에 대해 질질 끌게 하는 것은 무엇인지, 당신의 얘기를 경청한 후 모든 사람들이 이상적으로 행동하게 하는 것이 무엇인지 생각하라. 이를 효과적으로 하기 위해서는 다음을 염두에 두라.

▪ 핵심 메시지를 생각하라 - 이는 프레젠테이션을 요약할 수 있는 일관된 진술을 말한다. 역동적이고, 간결하며 인상적인 핵심 메시지를 사용하라. 이런 핵심 메시지는 프레젠테이션의 심장이자 영혼이므로, 주의 깊게 고려해야 한다.

▪ 일단 핵심 메시지를 정했으면, 중요한 세 가지 부연 설명을 생각하라 - 사람들이 이 세 가지 요점을 지지하면, 그들은 당신과 동일한 결론에 도달할 것이다. 당신의 프레젠테이션 자료는 이러한 부연 설명을 전달하는 데 도움이 될 것이다.

▪ 실행을 위한 요구사항을 결정하라 - 청중이 프레젠테이션의 경청 혹은 참여 결과로 어떤 행동을 하기 원하는가. 당신이 기대하는 바를 사람들에게 알려라.




"Winning Presentation in a Day", 론다 아브람스