알아두면 쓸모 있는 경영 이야기

비주얼은 메시지를 시각적으로 보완해 주는 중요한 도구이다. 텍스트 중심의 보고서로 논리적인 메시지를 전달하고자 하는 경우에도 비주얼은 상대방의 이해도를 높여주는 중요한 도구가 된다. 특히 숫자로 되어 있는 데이터를 차트로 변환하는 것은 보고서 쓰기의 디테일을 완성하는 의미가 있다. 그런데 어떤 차트를 어떤 경우에 선택해야 하는가에 대해서는 큰 고민을 하지 않는 경우도 많다. 그렇게 되면 메시지와 차트가 따로 놀게 되어 메시지의 전달력이 떨어지게 된다. 메시지와 차트가 함께 움직일 수 있도록 하는 것이 차트 선택과 활용의 핵심이다. ​ 차트란 데이터를 변환한 것이다. 그런데 그 데이터는 바로 메시지를 입증하기 위한 자료이다. 자칫하면 차트를 그리고 차트를 설명하는 것을 메시지로 생각하기 쉽지만, 실상은 그..

최근의 보고서 작성을 위한 도구는 아래한글 문서형식이나 M/S워드와 같은 문서작성 프로그램이 활용되고 있지만, 파워포인트와 같은 프로그램을 통해 비주얼을 좀 더 편리하게 사용하는 방향으로 나아가고 있다. 그러다 보니 메시지를 표현하는 것 보다 표 혹은 차트, 비주얼을 앞세우는 경우가 많아졌다. 표와 차트, 비주얼은 메시지를 대체할 수 있는 것이 아니라 보조도구일 뿐이다. 전달하려는 것은 메시지이다. 메시지를 포장하는 비주얼, 데이터를 제시하는 표 혹은 차트는 메시지의 이해도를 도울 수는 있다. 하지만 명시적으로 표현되는 문장으로 된 메시지보다 더 나을 수 없다. ​ 데이터에서 메시지를 꺼내라. 데이터를 제대로 이해하기 위해서는 사실, 데이터, 정보, 지식의 개념을 구분할 수 있어야 한다. 예를 들어 “A..

보고서를 잘 쓰기 위해서는 쓰기 전에 잘못되는 부분을 바로 잡아야 하지만, 그럼에도 불구하고 쓰는 일은 보고서의 대미를 작성하는 것이기에 검토해야 할 것이 많다. 쓰기 전에 보고서의 전체 스토리를 점검하는 것, 세로의 일관성과 가로의 설득력을 만들어주는 논리구조, 피라미드 구조를 완성했다. 하지만 피라미드 구조는 그 자체로 문서가 되지 못한다. 피라미드 구조는 그저 생각이고 스토리일 뿐이다. 아무리 훌륭한 건축 설계도라 해도 그 자체가 완성된 건축물이 되지 못하는 것과 같다. 논리구조를 표시구조로 바꾸어라. 보고서를 쓰는 행위는 보고서의 논리구조를 표시구조로 전환하는 것을 말한다. 보고서작성을 위한 생각의 정리, 논리의 구조가 문서를 이해하기 쉽게 하는 소프트웨어라면 종이에 문자를 써 내려가는 것 (문서..

4단계 스토리 구성 "두 번의 질문과 두 번의 대답" 피라미드 논리구조를 간단하게 만드는 방식에 대해 정리해 보자. 이 방식은 보고서의 주제를 확인할 수 있는 경우에 적용된다. 앞에서 여러 차례 강조했듯이 문서작성은 대화의 과정을 따라간다는 점을 기억해야 한다. 피라미드 만들기는 대화의 순서를 정하는 것과 같다. 피라미드 논리의 기본 골격은 가로와 세로의 스토리 라인으로 되어 있다. 만드는 순서는 먼저 세로의 라인을 완성한 뒤에 나중에 가로의 라인을 완성하는 것으로 진행한다. 상대방의 질문과 작성자의 대답이 세로로 정합성이 이루어지도록 한 뒤에 핵심메시지를 가로로 전개해 나가는 방식이다. 세로의 스토리 라인은 바바라 민토의 위에서 아래로 내려가는 접근법에서 6단계로 설명되어 있다.[1] 민토의6단계 접근..

해설형 논리와 병렬형 논리 앞에서 설명했던 네 가지 논리의 전개방식은 크게 두 가지 패턴으로 다시 나눌 수 있다.[1] 그것은 바로 해설형 논리전개와 병렬형 논리전개이다. 해설형은 연역적 방법을 의미하는 것으로 논리적인 메시지 사이가 서로 연결되어 영향을 미치며 결론을 해설해 나가는 방식이라는 점에서 이름 붙였고, 병렬형은 메시지가 동등한 수준에서 독립된 형태로 배열되어 결론을 지지하고 있다는 의미이다. ​ 이해를 돕기 위해서 앞서 설명했던 주차공간 협소의 문제를 적용해 보자. 해설형은 핵심단계의 메시지 사이의 관계가 서로 연결되어 있다. 즉 전체 주차공간은 고객용, 직원용으로 되어 있지만 고객 우선의 원칙을 가지고 있다는 메시지가 다음 메시지인 직원의 주차가 고객용을 침범하고 있다는 메시지와 연역적으로..

보고서 만으로, 부연설명 없이 상대방이 결론을 받아들일 수 있게 하려면, 상대방의 이해도에 따라 핵심 메시지를 구성하는 것이다. 말의 의미를 이해하는 데는 일정한 양의 에너지가 필요하다. 또한 생각과 생각 사이의 관계를 이해하는 데도 에너지가 필요하다. 읽는 사람이 최소한의 에너지로 이해할 수 있도록 쓰는 사람이 메시지를 표현할 수 있다면 읽는 사람은 메시지의 내용과 관련성을 이해하는데 들이는 에너지를 절약할 수 있을 것이다.[1] ​ 보고서에서 상대방의 이해도를 높여주는 유일한 방법은 치밀한 논리 구성과 전개이다. 보고서의 논리란 무엇인가? 비즈니스 보고서의 논리와 학술논문의 논리는 동일한가? 학술논문의 논리는 주장하는 메시지의 타당도와 신뢰도를 증명하는 것이라고 할 수 있다. 하지만 비즈니스 보고서에..

(3) 본론부 구성 - 새로운 질문을 확인하고 대답하라. 본론부는 보고서의 중심부이다. 보고서의 존재이유가 있는 장소이기도 하다. 그럼에도 불구하고 이 본론부가 상대방에게 설득력을 잃어버리는 경우가 허다하다. 왜 그런가? 그 이유는 바로 내용을 나열하는데 그치기 때문이다. 일의 결과물을 나열하는 것은 기획의 결과를 기록하는 의미는 있겠지만 보고의 의미를 부여하기 힘들다. 본론부는 대답이다. 앞에서 보고서 쓰기는 대화의 과정이라고 강조하였다. 상대방이 두 번 질문하고, 작성자는 두 번 대답하는 대화, ‘질문-대답-질문-대답’의 형식을 갖추는 스토리 라인을 설명하였다. 첫 번째 질문은 도입부를 구성하는 것이며, 그 질문에 대한 대답이 결론이 된다. 본론부 작성은 바로 작성자가 제시한 결론으로부터 출발한다. ..

(2) 결론부 구성 – 상대방의 첫 번째 질문에 대답한다. 보고서의 결론은 명확하게 제시해야 한다. 명확한 결론이란 무엇인가? 비즈니스 보고서의 결론은 도입부에서 확인했던 상대방의 질문에 대한 대답이 되어야 한다는 말이다. 상대방은 실행할 필요가 있는지를 묻고 있는데 나의 결론은 다양한 검토를 했다는 정도에서 끝나는 경우가 허다하다. 내가 하고 싶은 말, 내가 한 일을 결론으로 내세우는 순간 보고서의 스토리 라인은 깨진다. 결론이 없는 오리무중의 문서는 왜 나타나는가? 도입부가 철저하지 못한 데 이유가 있다. 도입부를 잘 쓰게 되면 자연스럽게 결론으로 이어지기 마련이다. 그렇기 때문에 문서 전체의 스토리 라인, 스토리 전개가 중요하다. 결론을 쓸 때 3가지 원칙을 적용할 수 있다. 첫째는 ‘명확하게’, ..

1. 문서의 상대방은 누구인가? 보고서를 쓰는 첫 출발은 펜을 들고, 노트를 펼치는 것이 아니라 바로 보고의 상대방을 지정하는 것이다. 내 보고서를 읽어 줄 사람, 내 보고서가 필요한 사람, 내 보고서를 요구한 사람이 누구인가? 그 사람은 상사이거나 고객이거나, 동료이거나 외부의 협력사 담당자일 수도 있다. 이 중 가장 빈번한 보고의 상대방은 상사일 것이다. 이때의 상사는 불특정한 상사가 아니다. 당연히 고객, 동료, 협력사 모두 불특정한, 일반적 상대방이 되어서는 안 된다. 구체적인 인물을 상대방으로 지정하는 것이 중요하다. 상사라면 직속상사 즉 팀장, 혹은 부장, 본부장, 부문장, 그룹장 등 조직별로 다양한 형태의 직함이 존재할 것이고, 최종적으로는 당연히 CEO가 최종적인 상대방이 될 것이다. ​ ..

보고서 쓰기, 기획서 쓰기에 대해 고민하는 사람들이 일반적으로 가지고 있는 고민은 ‘왜 말로 설명하면 이해가 빠른데, 쓰기만 하면 설명이 잘 안 되는 것일까?’이다. 일 처리에 있어서는 대단한 성과를 내는 사람 조차 정작 보고의 과정에 들어서기만 하면, 자신의 성과물을 제대로 보여주지 못하는 경우가 허다하다. ​ 보고서에서 사람들이 고민하는 부분을 들여다 보면, 우선 자신의 생각을 정확하게, 알기 쉽게 전달할 수 있는 문장의 표현이 서툰 경우가 있다. 이런 경우 십중팔구는 보고서 만으로는 커뮤니케이션이 되지 못하고, 쓴 사람을 불러서 부연설명을 들어야 보고가 마무리 된다. 생각을 글로 표현하기가 생각처럼 쉽지 않는 경우인데, 부차적인 것이기는 하지만 종종 드러나는 문서작성의 문제점이다. ​ 두 번째는 글..