Kepner-Tregoe 문제해결 (잠재적 문제분석 PPA - Potential Problem Analysis)

1. 잠재적문제 분석 (PPA – Potential Problem Analysis)이란

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  어떤 기업이나 부문이 실현하고자 하는 것, 즉 전략계획, 프로젝트, 또는 사업 그 자체를 성공적으로 달성하기 위해서는 환경변화 또는 기타 요인에 의해 그 달성을 위태롭게 하는 장애요인을 미리 상정, 예측해서 사전에 무엇인가 대책을 강구해 둘 필요가 있다. 이같은 문제를 ‘잠재적 문제’라고 한다. 잠재적 문제를 피해 닥쳐올 문제를 예측하고 체계적으로 분석하는 방법을 ‘PPA’라고 한다.

 

  PPA는 다음과 같이 ‘PPA Statement’로부터 시작하여 ‘예방대책’과 ‘긴급시 대책’의 설정과 ‘피드백 체계의 수립’까지의 일련의 Process로 이루어 진다.

 

   가. PPA Statement

   나. 실시계획의 작성

   다. 중대영역의 확인

   라. 잠재적 문제의 상정과 평가

   마. 원인상정

   바. 예방대책의 설정

   사. 긴급시 대책

   아. 최종 실시계획의 작성

   자. 피드백의 확립

 

  PPA는 예측을 위한 기법은 아니다. 예측되는 어떤 어려운 사태에 대해 사전에 대책을 강구하여 그 영향을 최소화하기 위해 하는 것이다. 환경변화에 대응하면서 결정이나 계획을 올바로 실시해 가기 위해서는 치밀한 계획이 요구된다. 상황변화나 환경을 완벽히 예측한다는 것은 불가능하다 하여 단순히 생각나는 대로 장래대책을 수립하는 것은 단편적이 될 공산이 크므로 가급적 전체적인 관점에서 대응책을 수립하는 것이 효과적이다.

 

2. 잠재적 문제분석(PPA)의 Process별 소개

 

가. PPA Statement

 

  이는 실시하고자 하는 일이나 달성하지 않으면 안될 상황을 명확히 기술하는 것을 말한다. PA나 SA는 눈앞에 당면한 구체적인 과제를 해결하는 데 상용되는 데 반해, 잠재문제 분석은 ‘미래의 일’에 대비하는, 즉 미래를 사전답사하여 지형지세를 파악한 후에 사전에 대책을 취할 수 있도록 하는 것이므로 ‘∼을 위해, 언제 무엇을 어떻게 실시한다’ 라는 것을 구체적으로 기술한다.

 

나. 실시계획의 작성

 

  이는 목적달성을 위한 실시계획을 시계열적으로 작성하는 것이다. 어떤 시점에서 무엇을 해야 하는가의 행위의 흐름을 나타내는 플로우챠트를 작성한다고 이해하면 된다.

 

다. 중대영역의 확인

 

  앞서 정리한 실시계획 내에 어떤 위험영역이 있는가를 식별한다. 즉 무언가 커다란 ‘잠재적 문제’의 발생이 예측되는 영역을 ‘중대영역’이라고 한다 ‘중대영역의 확인’은 잠재적 문제분석을 위해 빠뜨릴 수 없는 순서이다. 행동계획의 각 요소에 대해 ‘문제가 발생할 것 같은 위험한 곳’을 집중적으로 검토하는 것이다. 잠재적 문제에는 복수의 ‘중대영역’이 존재하는 경우가 많으므로 몇가지 중대영역을 확인할 필요가 있다.

 

라. 잠재적 문제의 상정과 평가

 

  ‘잠재적 문제’란 중대영역에서 ‘장래에 일어날 수 있는 바람직하지 못한 일’이다 즉 발생가능한 리스크, 계획으로부터의 차질 등 장래의 불안요소를 구체적으로 발생가능한 문제로서 표현하거나 기술한 것이다.

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  구체적 작업으로서는 먼저 중대영역이나 그 주변에 관한 잠재적 문제를 열거하고 열거된 잠재적 문제에 대하여 객관적으로 평가하여 대책을 강구할 필요가 있는 것과 그렇지 않은 것을 식별한다. 이는 하나하나의 ‘잠재적 문제’에 대하여 그 ‘발생확률(Probability)’과 ‘일어날 경우의 영향(Seriousness)’의 평가를 통해서 한다.

 

  이를 통해 P의 발생확률이 높고 S의 영향도 큰 잠재문제에 대해서는 다시 중점적으로 분석할 필요가 있다.

 

마. 원인의 상정

 

  잠재적 분석의 근본적 목적의 하나는, 일어날 수 있는 잠재적 문제를 미연에 방지하기 위한 대책을 어떻게 세우는가에 있다. 따라서 장래에 문제를 일으킬지도 모르는 ‘원인’을 상정하는 것이 필요하다.

 

바. 예방대책의 설정

 

  예방대책이란 잠재적 문제의 상정원인을 제거하거나 또는 그 발생을 억제함으로써 잠재적 문제 그 자체의 발생을 예방하는 대책을 말한다. 예방대책이 모든 원인에 대해 존재한다고 볼 수는 없다. 예컨대 재해의 상정원인이 지진이라 한다면, 예방대책은 지진발생을 예방한다는 것이 되겠지만 이는 현실적으로 불가능하다. 또한 예방대책에 막대한 투자가 필요한 경우, 그런 것은 현실적 대책으로서 생각할 수 없다. 이런 경우, 잠재적 문제가 발생할 것을 상정해서 그 영향을 최소한으로 억제하기위한 ‘긴급시 대책’이나 ‘예비대책’을 사전에 준비해 두어야 한다.

 

사. 긴급시 대책(예비대책)의 설정

 

  긴급시 대책이란 다른 말로 표현하면 ‘컨틴전시(Contingency)’를 말하는 것으로서 ‘유사시 대책’ ‘예비계획’과 동일한 의미라고 보면 된다. 잠재적 문제의 발생을 방지하기 위해 예방대책을 취한다 해도 ‘장래문제’를 완전히 예방할 수 있는 것은 아니다.

 

  긴급시 대책의 목적은 문제가 발생된 경우의 ‘S(Seriousness)를 최소한으로 억제하기 위한 대책이다.

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  긴급시 대책에는 또 하나의 측면이 있다. 그것은 타이밍으로서 ‘긴급시 대책’이나 ‘예비계획’을 어떻게 발동시키는가 하는 것을 사전에 설정해 두는 일이다. 즉 어떤 상태가 되면 긴급시 대책을 발동시키는가 하는 ‘조건 또는 Trigger’를 사전에 설정해 두는 일이다.

 

아. 최종 실시계획의 작성

 

  PPA Statement로부터 시작된 일련의 분석작업은 ‘예방 및 긴급시 대책’의 책정으로 집약, 최종의 실시계획으로 정리된다.

 

자. 피드백 체계 수립

 

  치밀한 계획을 입안하고 실제로 실행에 옮기기 전에 그 계획을 어떤 형태로 관리할 것인가를 정해 놓지 않으면 안된다. 진행상황을 피동적으로 체크하는 것이 아니라 적극적으로 체크포인트를 미리 설정해 두어야 한다. 즉 ‘예방대책’이나 ‘긴급시 대책’은 그 중대영역이 문제를 일으키지 않고 통과하게 되면 즉시 그것을 해제하지 않으면 안된다. 자동차를 폐차시킨 후에도 자동차 보험계약을 그대로 유지하는 것과 같은 낭비를 제거시킬 필요가 있다.

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3. 잠재적 문제분석 Flow Chart

 

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_SK아카데미 HRD Reference Book