PSP 기법의 단계별 세부 내용

1단계: 문제를 규명하고 선정한다.

 

가. Overview

 

  이 단계는 문재해결을 위한 제반 프로세스의 기초가 되며 전체 프로세스 중 가장 중요한 단계이다. 이 단계가 향후 전체 활동의 방향을 결정짓는 단계이기 때문이다.

 

  많은 개인/조직들은 그들이 PSP를 시작할 때 문제영역 또는 문제의 실마리를 이미 가지고 있다. 이와 같은 내용들을 명시적으로, 구체적으로 표출시키는 것이 바로 이 단계의 과제이다. (예: 소비자 만족도 저하, 품질 저하 등)

 

  우선 문제영역이 규명되고 나면 하나의 문제 진술서가 작성된다. 문제해결 노력을 잘 조절하기 위해서는 문제 진술서가 반드시 '현재상태'의 조건과 '희망상태'의 조건을 모두 포함하고 있어야 한다. 이 문제 진술서는 팀의 문제해결 방향 전체를 결정짓기 때문에 반드시 구체적이며 동시에 명확해야 한다. 마지막 과제는 그 팀이 그 문제의 원인을 알고 있는지 여부이다.

 

나. Objective

 

  문제해결 관련자들이 모두 명확히 이해할 수 있는 문제진술서를 만든다. 그 진술서는 반드시 '현재상태'와 '희망상태'를 모두 포함하고 있어야 한다.

 

다. Output of Step 1

 

  가장 중요한 결과물은 '현재상태'와 '희망상태'를 포함한 문제진술서이다.

 

라. Tasks in This Step

 

  Task 1: 해결할 문제의 주제를 결정한다. 전체적인 방향을 결정하기 위한 문제해결의 주요 영역을 결정/선정한다. 

 

  Task 2: 주제와 관련된 문제들을 나열해 보고 문제들을 관리가 가능하도록 세부적으로 쪼갠다.

 

  Task 3: 문제를 선정한다. 해당 주제에 가장 큰 영향을 미치는 문제를 규명한다.

 

  Task 4: 문제를 명확히 하고 문제진술서를 작성한다. 즉 팀이 역량을 집중시킬 수 있도록 명확한 진술서를 작성한다.

 

  Task 5: 근본 원인을 분석할 필요가 있는지 결정한다. 문제와 관련된 정보를 검토하여 PSP 2단계 작업을 수행할 필요가 있는지 결정한다. 

 

 

2단계: 문제의 원인을 분석한다.

 

가.  Overview

 

  일단 문제진술서가 ‘현재상태’와 ‘희망상태’를 포함하여 기술되면 문제해결을 위하여 언떤 자료를 수집해야 할 지 결정해야 한다. 자료 수집 시에는 현재 존재하는 자료에 의지하기 보다는 새로운 자료를 수집하는 것이 이상적이다.

 

  문제분석을 위하여 자료를 분석할 때는 자료를 잘 나열하는 것이 필수적이다. 이를 통해 팀원들은 단순한 숫자가 보여주는 것 이상의 것을 볼 수 있게 된다. 그 문제의 범위와 본질을 명확하게 규명하는 자료 분석을 통해 문제의 원인을 파악할 수 있다.

 

 

나.  Objective

 

  자료를 수집하고 분석하여 어떤 원인(들)이 당신으로 하여금 문제진술서에 포함된 ‘희망상태’에 도달하는 것을 막고 있는지 알아낸다.

 

 

다.  Purpose

 

  이 단계의 목적은 의사결정을 위한 자료에 의존하는 것이고, 원인 혹은 해결책으로의 성급한 도달을 막는 것이다.

 

라.  Output of Step 2

 

  이 단계의 결과물은 검증된 단일 혹은 복수의 근본원인 리스트이다.

 

마.  Tasks of This Step

 

  Task 1: 무슨 자료를 수집할 것인지 결정한다. 즉 무엇을 알아야 하고 그것을 위해서는 어떤 자료를 입수해야 하는지를 계획하는 것이다.

 

  Task 2: 자료를 수집한다. 자료 수집을 위한 적절한 방법을 선택하여 자료를 수집한다.

 

  Task 3: 자료를 체계화하고 나열한다. 보다 효과적인 분석과 프레젠테이션을 위해 자료를 그래픽화 한다.

 

  Task 4: 원인(들)을 규명한다. 수집한 자료가 잠재적 원인(들)을 뒷받침하며 동시에 당신이 가지고 있던 가정들을 증명하고 있는지 확인한다.

 

  Task5: 문제진술서를 검토한다. 당신이 명확하게 ‘현재상태’를 묘사하였고 또 현실적인 ‘희망상태’를 묘사하였는지 확인한다.

 

 

바.  ‘Gut’ Feelings

 

  종종 사람들은 문제의 원인에 대한 육감, 느낌 등을 가지고 별 자료의 도움 없이 그 문제를 해결하려고 하는 경우가 있다. 이러한 것도 물론 가치가 있을 수 있다. 그러한 경우는 대부분 과거의 경험에 의존하여 문제해결이 가능한 경우이다. 그러나 그러한 느낌과 육감은 대부분 문제분석의 첫 단계 정도에서 유효할 뿐이다.

 

사. Key To Success 

 

  이 단계에서 열쇠는 바로 ‘자료’이다. PSP의 가장 큰 장점은 바로 자료에 대한 의존이다. 2단계에서 문제의 규모와 본질에 대하여 또 각각의 잠재원인에 대해서 체계적으로 자료를 수집할 수 있다. 이 같은 자료들은 문제의 근본원인(들)을 발견하는데 활용할 수 있는 것이다.

 

 

아.  Types of Data to Collect

 

 이 단계에서 수집하고 분석할 자료는 1단계에서 문제를 얼마나 세분화하였느냐에 달려있다. 문제해결에 있어서 단일한 원인을 찾느냐, 복수의 중요원인을 찾느냐의 여부는 매우 중요하다. 다음의 의사결정 도표를 참고할 수 있다.

  

 

3단계: 잠재적 해결책들을 복수로 만들고 그 중에서 최적안을 선택한다.

 

가.  Overview

 

  일단 원인(들)이 결정되고 나면 문제를 제거하거나 감소시키기 위한 가능한 모든 방안들을 찾아내야 한다. 즉 모든 가능한 방안들, 상상력, 경험들, 외부의 조언 등 모든 방법을 다 동원해야 한다. 잠재적 해결책들의 리스트를 작성해 내는 것은 시간과 노력이 드는 작업이다.

 

  일단 리스트가 완성되면 그 속의 방안들은 다시 검토되고 명확하게 정의되어 문제해결에 관련된 모든 사람들이 잘 이해할 수 있도록 되어야 한다. 때로는 해결책들이 서로 통합될 수는 있지만 그 속의 어떤 방안도 미리 평가되고 제거되어서는 안된다.

 

  이 시점에서 리스트 소의 해결책들을 절대조건에 비교해 심사하여야 한다. 그 절대조건은 일반적으로 팀 밖에서 도출되곤 한다. 절대조건의 일반적인 예는 비용, 마감시한, 인력 등의 내용이다. 이에 따라 절대조건에 맞지 않는 해결책들은 리스트에서 삭제된다.

 

  다음으로 리스트는 한 단계 더 심사되어 축약되어야 한다. 팀 단위에서나 또는 개인이 리스트 속의 해결책들을 비교 검토하여 평가할 수 있는 기준이 될 필터를 만들어야 한다. 이러한 필터의 일반적인 예로는 실용성, 실행용이성, 해결책의 수용가능성 등이다.

 

  마지막으로 할 심사과정은 해결책들을 최종적으로 평가하기 위한 선정기준을 마련하는 것이다. 이 선정기준의 일반적인 예로는 고객에 대한 호소력, 조직에 대한 호소력, 실행기간 등이다.

 

  위의 모든 기준들을 충족하는 최종적인 해결책들은 문제를 해결할 가능성이 가장 높은 동시에 가장 성공적으로 수행될 수 있는 것이다. 이제 이 해결책으로 최종 결정을 하기 전에 만약 필요하다면 객관적인 위기를 평가하고, 비용/수익 분석을 실행한다.

 

 

나.  Objective

 

실행을 위한 가장 좋은 해결책(들)을 규명한다.

 

 

다.  Purpose

 

  리스트 상에서 최적의 방안들에 대한 평가를 통해 실행과정에서 가장 리스크가 적고 효과가 높은 최적안을 선정, 실행되도록 한다.

 

 

라.  Out of Step 3

 

  실행 가능한 해결책 중에서 최적의 해결안을 선정, 다음 단계로의 진행을 위한 승인을 얻는다.

 

 

마.  Tasks in This Step

 

  Task 1: 문제를 해결할 가능성이 있는 해결책들을 많이 만들어 낸다. 이를 위해 다양한 관점과 자원의 투입을 통해 해결책의 리스트를 작성한다.

 

  Task 2: 아이디어를 명확히 한다. 이로써 문제해결에 관계된 모든 사람들이 인식을 공유할 수 있다.

 

  Task 3: 해결책들을 위한 절대기준을 수립한다. 제기되는 해결책들은 이와 같은 절대기준을 반드시 충족시켜야 한다.

 

  Task 4: 절대기준에 미달하는 해결책들을 제거한다. 이를 통해 실행과정에서의 쓸데없는 낭비를 줄일 수 있다.

 

  Task 5: 신중을 기하여 리스트에 올라 있는 해결책의 수를 줄인다. 이를 위해 문제해결 관련자들의 지속적인 논의가 요구된다.

 

  Task 6: 선정기준을 확정한다. 아직까지 남아 있는 해결책 중에서 최적안을 선정하기 위해 고려해야 하는 기준들을 결정한다.

 

  Task 7: 최적의 해결안을 선정한다. 상기의 고려기준을 적용, 각 안의 리스크를 평가하고 비용/수익 분석을 실시, 최종 해결책을 선정한다.

 

  Task 8: 해결책 실행을 위한 승인을 얻는다.

 

 

4단계: 해결책(프로젝트)을 계획한다.

 

가.  Project 관리와의 연관성

 

  PSP는 해결책의 규모에 따라 프로젝트 관리와 공통의 단계를 공유한다. PSP와 PMP가 공통의 스텝, 내용, 과제 등을 공유하므로 앞으로는 상기와 같이 해결책이라는 단어 뒤에 괄호로 묶어 프로젝트라는 단어를 병기하도록 한다.

 

 

나.  Objective

 

  일단 하나의 해결책(프로젝트)이 선정되고 나면 이제는 실행을 위한 계획이 개발되어야 한다. 다른 말로 하면 그 해결책(프로젝트)을 실행하기 위해 무엇이 필요한지 결정해야 한다는 것이다. 그 해결책(프로젝트)의 실행을 계획하는데 있어서 계획을 단계별로 세분화하는 것이 유용하다. 각 단계는 활동들의 조합으로 구성되어 있다. 그 활동들이 성취되기 위해서는 특정한 과제들이 만들어져서 모든 사람들이 무엇을 언제 어떻게 해야 할 지를 알아야 한다. 이러한 과정을 통해 계획의 진행사항을 보다 더 쉽게 감독할 수 있게 된다. 계획은 반드시 부수적인 활동들(이는 계획이 예정대로 되지 않거나 새로운 기회가 생기는 경우에 취해야 할 활동들)까지 포함하고 있어야 한다.

 

  계획이 예정대로 되기 위해서는 계획에 대한 적극적인 참여를 이끌어내는 것이 필수적이다. 그 계획의 실행에 관계된 사람들은 단지 그것에 대해 찬성하는 것에 그치는 것이 아니라 실행의 과정과 그 이후에도 자신에게 주어진 역할을 반드시 채우겠다는 의지를 가지고 있어야 한다. 그러한 참여를 끌어내기 위한 전략을 만들어내고 그 전략을 실천하는 것은 매우 중요하다. 많은 훌륭한 계획들이 실패로 끝나는 것은 그 계획에 관계된 자들로부터 적극적인 참여를 이끌어내는 데에 실패한 경우가 대부분이다.

 

  마지막으로 계획 속에 문제에 대한 해결책(프로젝트)의 성공을 진단하는 과정을 포함시키는 것이 필수적이다. 그 진단과정에 있어 도움이 되는 것이 바로 문제진술서 속의 ‘희망상태’이다. 그것은 문제를 해결함으로써 성취하고 싶은 상태에 대한 묘사이므로 만약 그 ‘희망상태’가 객관적/체계적으로 기술되어 있다면 해결책(프로젝트)의 평가기준을 확보한 것이나 다름없다.

 

 

다.  Objective

 

  해결책(프로젝트)을 실행하기 위한 계획을 구조화한다.

 

 

라.  Purpose

 

  실행할 해결책(프로젝트)이 ‘희망상태’를 성취시킬 수 있는 확률을 제고한다.

 

 

마.  Output of Step 4

 

  해결책(프로젝트)을 실행하고 평가할 계획

 

 

바.  Tasks in This Step

 

  Task 1: 계획을 위한 기준을 개발한다. 계획에서 중점적으로 다루어야 할 사항들과 사람들을 명확히 규정한다.

 

  Task2: 해결책(프로젝트)을 실행하기 위한 계획을 수립한다. 해결책(프로젝트)에 필요한 세부활동, 상관관계, 필요시간, 책임관계, 비용, 핵심경로 및 그 외 부수적인 활동들까지 확인한다.

 

  Task 3: 잠재적 문제가 있는지 계획을 점검하고 그에 따라 계획을 수정한다. 계획에 대한 비판적인 견지에서 파악하는 것이 바람직하다.

 

  Task 4: 평가전략을 확정한다.

 

 

5단계: 해결책(프로젝트)을 실행한다.

 

가.  Overview

 

  4단계에서 해결책(프로젝트)의 실행 계획이 제대로 수립되었다면 이는 세부적인 실행을 위한 청사진을 확보하였다는 것을 의미한다. 이번 단계에서는 개발한 실행계획에 따라 시간, 비용, Quality 등을 고려하며 계획을 실행에 옮긴다.

 

  또한 만약 계획된 대로 제반 활동이 이루어지지 않거나 뜻 밖의 기회 요소가 발생할 경우를 대비하여 Contingency Plan을 수립해 놓아야 한다.

 

 

나.  Objective

 

  해결책에 대한 실행과 실행과정에 대한 Monitoring

 

 

다.  Purpose

 

-       계획의 성공적인 실행

-       해결책(프로젝트)의 효과성을 평가하기 위한 자료의 수집

 

 

라.  Output of Step 5

 

  해결책(프로젝트)의 완벽한 실행

 

 

마.  Tasks in This Step

 

  Task 1: 계획을 실행하며 필요한 경우 수정/보완작업을 진행한다. 계획된 대로 일련의 활동을 차근차근 밟아 나간다.

 

  Task2: 진행과정을 Monitoring한다. 일련의 활동들이 계획된 대로 성취되고 있는지 살펴본다.

 

  Task 3: 해결책(프로젝트)의 효과성을 평가하기 위한 자료를 수집한다. 수집된 자료는 평가의 용이성을 위하여 그래픽화 하여 정리해 놓으면 바람직하다.

 

  Task 4: 필요하다면 Contingency Plan을 실행한다. 핵심적인 활동들이 계획보다 지연되거나 제대로 수행되지 않을 경우 미리 준비한 Contingency Plan을 실행시킨다.

 

 

바.   Update Plan

 

  상황이라는 것은 항상 지속적으로 변화하기 마련이므로 필요한 경우 계획을 수정/보완해야만 한다. 상황에 맞추어 지속적으로 계획을 수정/보완하고 이를 통해 문제해결에 관련된 사람들과 커뮤니케이션을 지속시킨다면 해결책(프로젝트)의 성공적인 실행 가능성이 높아질 것이다.

 

 

사. As New Problems Arise

 

  계획을 실행하는 과정에서 새로운 문제들이 발생할 가능성이 있다. 이 경우 문제의 크기에 따라 PSP 6단계를 밟아 나가며 발생한 문제들을 해결하도록 한다.

 

 

6단계: 해결책(프로젝트)을 평가한다.

 

가.  Overview

 

 이 단계는 PSP의 마무리 단계인데 이는 해결책(프로젝트)이 성공적이었는지에 대한 평가에 초점이 맞춰져 있으며 동시에 추가적인 문제해결이 필요한지 여부를 결정하는 것이다. 평가단계가 없이는 해결책(프로젝트)이 성공했는지, 어느 정도나 효과가 있는지, 또한 다른 문제점을 야기시키고 있지는 않는지를 객관적으로 확인할 수 없다.

 

  문제가 재발하는 것을 방지하기 위해서 성공적인 해결책을 하나의 모델로 설정, 확산할 필요가 있다. 프로젝트에 있어서는 새로운 프로세스가 지속적으로 기대되는 결과를 창출하도록 해야 한다. 이를 위해 관계된 모든 사람들이 정보를 공유하며, Process Map, Flow Chart, 업무규정 및 절차 등과 같은 문서들이 끊임없이 Update 되고 개발되어야 한다. 또한 변화에 관계 있는 모든 이들은 새로운 절차와 방법에 대해 지속적으로 교육을 받아야 한다.

 

 

나.  Objective

 

  해결책(프로젝트)에 대한 평가

 

 

다.  Purpose

 

  해결책이 얼마나 효과적으로 문제를 해결하였는가 또는 프로젝트 실행 결과가 얼마나 그것의 목적/목표를 달성하였는가 여부에 대한 평가활동 수행

 

 

라.  Output of step 6

 

-       문제가 해결되었다는 확인 (프로젝트가 목적/목표를 달성했다는 확인)

-       성공적인 해결책(프로젝트)을 새로운 모델로 확립

 

 

마.  Tasks in this Step

 

  Task 1: 해결책(프로젝트)의 실행 결과를 ‘희망상태’(프로젝트의 목적과 목표)와 비교한다. 즉, 해결책(프로젝트)의 실행 결과 도출된 데이터와 ‘희망상태’를 비교하여 차이가 있는지 확인한다.

 

  Task 2: 해결책(프로젝트)으로 인해 야기된 새로운 문제들이 없는지 검토한다.

 

  Task3: 성공적인 해결책(프로젝트)을 새로운 모델로 설정한다. 변화에 대하여 지속적으로 커뮤니케이션 하고, 제반 문서들을 개발/Update 하고, 관련된 모든 사람들에게 정보를 제공하고 교육을 시행하며, PSP(PMP)를 종료한다.

 

  Task4: 필요한 경우 PSP를 다시 시행한다. 해결책(프로젝트)의 시행으로 야기되었을 수 있는 새로운 문제들을 해결한다.