맥킨지 발표의 기술 2. 프레젠테이션 설계

줄거리를 정교하게 짜라.

 

   계획안을 보고해야 될 때가 되면, 우리는 결론 및 제안을 도출하기 위해 사건의 연대기나 분석 순서 등 기존에 사용했던 문제 해결 방법을 재현하려는 경향이 있다. 내 경험으로는 당신의 제안으로 프레젠테이션을 시작하는 것이 가장 좋다. 그리고 남은 시간 동안 청중에게 그 제안이 왜 당신이 해결하도록 요청받은 문제에 대한 최선의 해결책인지 설명하라. 두 방법의 차이를 보여주는 간단한 예를 들어보자. 다음은 루시라는 소녀가 친구 셜리에게 보낸 편지이다.

 

   안녕, 셜리. 지난 토요일 오후, 내가 남자친구와 공원에서 놀고 있을 때 너도 들렀던 것 기억할거야. 남자친구가 말하길 내가 뒤돌아 있을 때 네가 그에게 키스했다면서? 그리고 일요일에 네가 우리 집에 놀러 왔을 때 엄마가 점심으로 참치 샐러드를 만들어줬더니, 너는 “윽, 지금까지 먹어본 샐러드 중에 최악이야!”라고 말했지. 그리고 어제는 우리 집 고양이가 네 다리를 비비니까 넌 고양이를 발로 차면서 너희 집 개 몬스터를 풀어놓는다고 겁줬지. 이 모든 일 때문에 나는 네가 싫어. 더 이상 친구로 지내고 싶지 않아. - 루시

 

   지난 토요일에 무슨 일이 있었는지 첫 번째 단락을 읽으면 알 수 있지만, 편지가 어떻게 끝나는지 분명히 알 수는 없다. 그래서 일요일의 일을 쓴 두 번째 단락을 읽고, 그 다음 어제 무슨 일이 있었는지를 읽는다. 이렇게 첫 번째 단락을 두 번째, 세 번째 단락과 연결하면 편지가 어떻게 최후의 통첩에 다다르는지 알 수 있다. 이것이 사건을 발생한 순서대로 나열한 연대기이다.

 

   만약 위의 편지를 결론부터 다시 쓸 경우, 편지의 요점이 얼마나 더 명확하게 전달되는지, 편지가 얼마나 더 효과적이고 단순해지는지, 얼마나 더 강력한 효과를 갖게 되는지 확인해보자.

 

  안녕, 셜리. 나는 네가 싫어. 이유를 말해줄게.

 

① 너는 내 남자친구를 가로챘어.

② 너는 우리 엄마를 모욕했어.

③ 너는 우리 고양이를 겁줬어.

 

상상력으로 말하라.

 

   청중 가운데에는 말로 듣거나 숫자로 된 표를 봐야만 메시지를 이해할 수 있는 사람들이 있다. 잘 그려진 차트와 텍스트 페이지는 대부분의 프레젠테이션에서 효과적이다. 우리의 의식은 새로운 오락의 원천과 수많은 웹 사이트, 잡지, 그리고 케이블 TV에서 얻은 정보에 젖어 있다. 이 난제를 풀기 위해서는 상상력을 펼쳐 평범함을 능가하는 독창적인 비주얼을 창조해야 한다. 그것은 시각적 비유, 유머, 그림, 음악 같은 친숙한 것들이다.

 

  상상력은 어디에서 오는가?

 

나는 모든 사람들이 내가 생각해낸 것만큼 훌륭한 아이디어들을 전개시킬 상상력을 갖고 있다고 확고히 믿는다. 비결은 갇혀 있는 자신의 독창성을 풀어주고 소생시키는 것이다. 다음에서는 그렇게 하는 데 효과가 있었던 방법을 소개하겠다.

 

① 혼자 하지 말라.

   - 당신 주변의 동료들을 모아 아이디어들을 브레인스토밍 하라. 아이디어에 대한 판단을 내리기 전에 먼저 모든 집단의 아이디어를 모았다는 사실을 확인하여 의견을 제시하는데 주저하는 사람이 없도록 해라.

② 프레젠테이션의 구체적인 목표에 집중하라.

   - 예를 들어, 청중이 중대한 사안에 대해 긴급히 조치를 강구하도록 설득해야 한다면 신문, 잡지의 주요 기사를 보여주거나 주의를 끌어온 최근의 사업 견적을 제시한다.

③ 청중 개개인을 분석하고 그들의 배경에서 어떤 점이 독특한지, 그들의 공통 관심사가 무엇인지 파악하라.

   - 예를 들어 그들이 모두 기술자라면 공학적인 비유를 사용하는 것을 고려하라.

④ 주제를 환기시키는 시각적 이미지에 집중하라.

   - 가령 항공 산업의 위상에 대해 논의할 예정이라면 비행기, 구름 또는 햇빛의 이미지를 사용할 수 있다.

⑤ 음악, 미술 스포츠 또는 다른 산업의 혁신기업에서 얻은 영감을 참작하라.

   - 아이디어를 얻는 데 도움을 받기 위해 또는 미래의 아이디어를 위한 투자로서 자신의 파일을 구성하기 시작하라.

⑥ 당신의 상상력에 도전하라.

   - 나는 아이디어를 짜내려고 애쓰면서 그중 상당수는 그저 갑자기 머릿속에 떠올랐다는 사실을 깨달았다. 그것들은 연역적 추리에 기초한 아이디어보다 훨씬 직관적이고 영감을 주는 것들이다.

⑦ 어른스러운 사고방식을 떨치도록 노력하고 어린아이처럼 생각하라.

   - 이미지에 대해 곰곰이 생각하거나 완벽을 기하는 데 많은 시간을 소비하지 말라. 만약 대답이 얼른 떠오르지 않으면   메시지는 나중으로 미루고 다음으로 넘어가라. 가장 중요한 것은 생각하지 않고 떠오르는 대로 그저 실행해야 한다는 점이다.

 

 

스토리 보드를 만들어라.

 

  프레젠테이션의 구조와 디자인을 자유자재로 다루는 데 가장 뛰어난 도구가 스토리 보드이다. 이 도구의 미덕은 하나의 차트를 너무 복잡하게 만들어서 비주얼을 전체적인 줄거리와 관련짓지 못하는 경향을 최소한으로 줄이는 것이다. 스토리 보드는 프레젠테이션의 흐름을 상세히 계획하도록 해준다.

 

① 결정한 줄거리 순서를 따라 프레젠테이션의 개요를 작성하라. 무엇을 프레젠테이션하고, 어떤 순서로 할 것인지 알게 된다.

② 그 개요에 따라 비주얼이 어디에서 필요하고 그것들이 어떻게 보일 것인지 결정하라.

③ 비주얼을 만들어라. 비주얼의 오른쪽이나 아래쪽에 당신이 하려는 말을 적어라. 비주얼을 읽는 방법과 비주얼의 핵심, 즉 무엇 때문에 이 비주얼이 중요한지를 포함하라.

④ 흐름을 점검하라. 차트의 순서가 논리적인지 시험하라.

⑤ 무엇을 이용할지 염두에 두고 최종 자료에 들어갈 모든 애니메이션 기법을 기록하라.

⑥ 일단 최적의 비주얼 수와 순서를 확정했으면 각각의 비주얼로 돌아가서 각 페이지 하단에 넘어가는 말을 표시하라.

 

   우리는 스토리보드를 통해 행동으로 옮기는 데 문제가 없는지 판별할 수 있고, 다음 개념을 소개하기 전에 요약이 필요한 부분이 어디인지 결정할 수 있다.

 

 

 

 "맥킨지 발표의 기술" by 진 젤라즈니