MBA에서도 가르쳐 주지 않는 프레젠테이션-1.프레젠테이션을 시작하기 전에

제1부 프레젠테이션을 시작하기 전에

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 포장과 내용, 무엇이 중요한가

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  우리는 항상 의사소통을 하고 있다. MIT의 앨버트 모라비언 교수는 일대일 커뮤니케이션에 대해 연구한 결과 커뮤니케이션을 형성하는 요소에는 다음과 같이 세 가지가 있음을 밝혀냈다.

 

시각 커뮤니케이션(55%)

음성 커뮤니케이션(38%)

언어 커뮤니케이션(7%)

 

  이 중에서 가장 강력한 요소는 시각 커뮤니케이션이다. 열정적인 연설가는 하나의 메시지를 전달하는 데 보디랭귀지와 어조, 말이 일치한다. 만약 긴장해서 이들 중 하나가 일치하지 않는다면 청중은 연설자에게 대해 신뢰하지 않을 수도 있다. 그러므로 효과적인 연설자가 되기 위해서는 보디랭귀지와 말을 서로 일치시키는 법을 터득해야 한다.

 

 

§ 프레젠테이션을 망치는 행위들

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① 시각적 요인 :

  초조한 듯 왔다 갔다 한다, 안절부절못한다, 제스처를 거의 또는 전혀 사용하지 않는다, 손을 가만두지 못한다, 프레젠테이션에 어울리지 않는 옷차림이다, 청중과 눈을 거의 마주치지 않는다……. 앞에 열거한 행동 중 하나라도 했다면 당신의 프레젠테이션은 십중팔구 실패하기 십상이다. 하지만 걱정하지 않아도 된다. 쉽게 극복할 수 있는 문제들이다.

 

[해결 방안]

 

목적을 가지고 움직여라.

 

  열정적인 연설가들은 움직인다. 하지만 그 움직임에는 분명한 목적이 있다. 청중들 속으로 다가감으로써 공간을 활용하라. 자리를 이동하며 새로운 요점을 말하라. 목적이 있는 움직임은 자신감 있게 보이며 청중의 관심을 집중시킨다.

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전달하고자 하는 메시지에 열중하면 손이 저절로 움직일 것이다.

 

  만약 이러한 움직임에 적응되지 않는다면 손을 허리 높이 정도로 유지하라. 허리 위쪽에서 하는 제스처는 자신감 있어 보이지만 허리 아래쪽의 손동작은 유약하거나 망설이는 것처럼 보인다. 특히 손이 유용한 경우는 숫자를 세며 요점을 강조할 때다. 주제 항목을 열거할 때 손가락으로 각 항목을 표시하라. 또한 제스처를 써서 그림을 그릴 수도 있다. 요점을 말할 때 시각 자료를 손으로 지적하라.

 

프레젠테이션에서 이미지 메이킹은 매우 중요하다.

 

  격식이 중요한 자리라면 튀지 않으면서 자신에게 잘 어울리는 깔끔하고 세련된 옷을 선택해야 한다. IBM에서 연설을 하는 경우라면 수수한 가는 줄무늬 양복을 입어라. 하지만 패션 업체의 경우라면 얌전한 옷은 벗어버리고, 올해의 유행 색상과 스타일의 옷을 입고 튀는 액세서리를 착용해도 좋을 것이다.

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신뢰감을 주기 위해서는 사람의 눈을 똑바로 쳐다보라.

 

  자신의 생각을 충분히 전달할 수 있을 만큼만 응시하라. 한 사람을 향해 친근한 표정을 지으며 말하라. 즉 다수를 향해 말하지 말고 한 사람 한 사람의 눈을 보며 말하라는 의미다. 청중이 너무 많으면 그들을 넷으로 나눠서 한 부분씩 쳐다보며 진행하면 된다. 한 사람당 3초에서 5초 정도를 할애하여 자신이 정한 사람을 쳐다보며 한두 문장 정도를 말하라. 그리고 생각이 안 나더라도 시선을 돌리지 말고 청중과의 교감을 유지하라. 한 사람을 똑바로 쳐다보면서 말을 잠시 멈추는 것이 생각해 내려고 애쓰고 있다는 것을 숨기는 데에는 더욱 효과적이다. 그렇게 잠시 말을 멈추면 오히려 극적으로 보일 것이다.

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② 음성적 요인

  말이 높고 낮음 없이 똑같아서 생기 없는 것 단조로운 어조는 두 가지 원인에서 비롯된다. 발표자가 정말로 신념이나 열정이 없을 때, 또는 이보다 더 흔한 경우는 발표자가 단순히 긴장했을 때다. 당신이 프레젠테이션을 할 때 이러한 경향이 있다면 제스처를 더 많이 사용하라. 손을 움직임으로써 에너지를 불러일으켜라. 그 에너지가 목소리에까지 영향을 미칠 것이다. 원고를 보고 핵심어에 빨간색으로 밑줄을 그어라. 그리고 이 단어를 말할 때는 목소리에 힘을 주어 강조하라.

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목소리에 힘을 주어 강조하라. 어조의 변화를 이용하라.

 

  자신이 하는 말의 의미를 특별히 강조하고자 할 때도 어조의 변화를 이용할 수 있다. 어느 부분을 강조하여 말하느냐에 따라 전달하고자 하는 의미가 달라질 것이다.

 

 

③ 언어적 요인

  ‘그렇게 생각하지 않습니까?’ ‘그렇지 않습니까?’ ‘그렇죠?’ 등 불필요한 부가어구를 붙이는 것은 자신의 신념이 약하다고 말하는 것과 같다. 자신이 말하는 내용에 대해 확신한다면, 동의를 구하는 말은 덧붙이지 마라. 발표자가 확신이 없으면 청중에게도 확신을 주기 어렵다.

 

  청중의 반응을 이끌어내지 못하는 지루하고 활기 없고 무미건조한 표현 대신 생동감 있는 언어를 사용하는 것은 프레젠테이션에 자기만의 색깔을 부여하고, 청중에게 발표자가 전달하는 내용의 그림을 그릴 수 있도록 도와준다. 훌륭한 프레젠터는 귀를 기울인다.

 

자신의 말에 색깔 있는 언어라는 양념을 쳐라. 은유, 유추, 운율, 의성어 등을 이용하라.

 

  말하기는 일차원적인 것이 아니다. 경청 기술이 없는 사람은 훌륭한 프레젠터가 될 수 없다. 사람들은 평균적으로 25에서 50퍼센트를 듣는다. 그리고 방금 들은 것의 50퍼센트를 기억하고, 잠시 후에는 단지 25퍼센트만을 기억한다. 그러므로 발표자가 청중들의 듣기를 도와야 한다.

 

  어떻게 하면 청중들의 듣기를 도울 수 있을까? 우선 발표자가 잘 들을 수 있어야 한다. 청중이 보내는 신호를 잘 듣고 있는가? 청중들은 발표자가 하는 말을 듣고, 발표자는 청중들의 신호를 들어야 한다. 청중이 말이 아닌 다른 수단으로 전하는 메시지를 들을 수 있어야 한다(말이 아닌 다른 형태의 의사소통 수단이 메시지의 반 이상을 차지한다는 사실을 기억하라).

 

청중을 파악하는 단계에서부터 듣는 것이 필요하다.

 

  ‘청중들이 중요하다고 생각하는 것은 무엇인가? 전에 어떤 발표자들이 이에 대해 성공적이었는가? 내 주제에 대해 청중들은 어떻게 생각하는가? 프레젠테이션 내용을 준비한 후에는 자신에게 귀를 기울여야 한다. 믿을 만하고, 열정적이고, 주제에 대해 잘 알고 있는가?’ 그런 다음 청중에게 귀를 기울여야 한다. 그들이 말하고자 하는 것이 무엇인가? 기침 소리나 바스락거리는 소리가 많이 난다는 것은 불편하다는 뜻이다. 그렇다면 방향을 바꿔라. 낙서를 하거나 잡담을 하거나 시선을 피한다면 그들은 아마 지루해하고 있을지도 모른다. 그렇다면 속도를 올려라. 말의 속도를 바꿔 보라. 뭔가 다른 것을 하라. 만약 청중들이 모두 팔짱을 끼고 얼굴을 잔뜩 찌푸린 채 뚫어져라 쳐다보고 있다면 그것은 뭔가 언짢다는 의미다. 그것이 무엇인지 찾아내라. 유머를 이용하고 에너지를 바꿔 보라.

 

 

§ 더 잘 듣는 사람 되기

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  단지 발표만 하는 것이 아니라 청중의 목소리에도 귀를 기울여야 하는 것이다. 청중은 어떤 그룹이 될 수도 있고, 고객이나 학생, 직원, 매니저, 공급업체 또는 환자가 될 수도 있다. 그들의 말을 더 잘 듣기 위한 몇 가지 방법이 있다.

 

ㆍ 들을 준비가 되어 있어야 한다.

ㆍ 주의를 산만하게 하는 요소를 없앤다.

ㆍ 시청각 장비를 점검한다.

ㆍ 열린 마음을 가진다.

ㆍ 주요 테마에 귀 기울인다.

ㆍ 짤막한 메모를 한다.

ㆍ 감정을 절제한다.

ㆍ 발표자가 말을 끝맺도록 한다.

ㆍ 이면의 숨은 메시지까지 듣는다.

ㆍ 질문을 한다.

ㆍ 말로써, 또한 말이 아닌 수단으로써 응답한다.

 

 

 

§ 청중이 경청하도록 하는 방법

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ㆍ 대화하듯이 말한다 - 말하는 동안 내내 ‘여러분’이란 표현을 사용한다.

ㆍ 개인적인 경험을 말한다

ㆍ 최신 뉴스에 대해 말한다

ㆍ 열정을 가지고 말한다 - 목소리와 말에 열정을 불어넣고, 에너지를 증폭시켜라. 열정은 전염된다. 발표자가 자신의 메시지에 흥미를 가지고 목소리의 변화를 준다면, 청중은 줄곧 긴장해서 들을 것이다.

ㆍ 청중들을 참여시킨다 - 청중에게 무대 위로 올라와서 자신과 함께 시연하는 것을 도와달라고 부탁하라. 또는 답을 말해 달라고 부탁하라.

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MBA에서도 가르쳐 주지 않는 프레젠테이션, by 다이앤 디레스터

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