MBA에서도 가르쳐 주지 않는 프레젠테이션- 2.프레젠테이션의 구조와 조직

프레젠테이션 구축하기

모든 프레젠테이션은 다음과 같이 세 부분으로 구성된다.

1. 자신이 발표하려는 내용에 대해 ‘말한다.’
2. 그 내용을 ‘말한다.’
3. 자신이 발표한 내용에 대해 ‘말한다.’

이 세 부분은 다시 말해서 여는 말(오프닝), 본론, 맺음말(클로징)이다. 효과적인 연설은 모두 이 세 가지 요소를 포함하고 있다. 이 중 하나라도 빠져 있다면 좋은 연설이 아니다.

1. 오프닝에서는 발표 주제를 소개한다. 발표자는 청중에게 방향을 제시하고, 개요를 설명하고, 본론에서 논할 핵심 사항에 대한 간단한 설명을 해야 한다.
2. 그 다음에는 본론으로 들어간다. 각각의 핵심 사항을 언급하고 세부적인 사항까지 다루어야 한다. 유머나 일화, 사례를 통해 살을 붙이는 것이라 할 수 있다.
3. 모든 핵심 사항에 대한 설명을 마쳤으면, 기억에 남을 만한 마무리로 프레젠테이션을 끝낸다. 핵심 사항들을 다시 한 번 요약 정리하고, 행동에 옮기는 것은 청중들에게 맡긴다. 청중이 발표자의 메시지를 완전히 소화하도록 힘있는 진술로 마무리한다.

프레젠테이션을 체계적으로 정리하는 효과적인 방법 중 하나는 마인드맵을 이용하는 것이다. 마인드 맵을 사용하는 방법은 아주 간단하다. 종이 한 장을 준비해서 가운데에 작은 타원형을 그린다. 그리고 발표 제목이나 주제를 타원형 안에 적어 넣는다. 그런 다음 타원형으로부터 뻗어나오는 선을 몇 개 그리는데, 하나의 핵심 사항에 하나씩 선을 그린다. 각각의 선에 핵심 사항을 써넣은 다음, 또 다시 그 선에서 새로운 가지를 그리고 부가 사항을 적는다. 이때 논리적인 순서대로 정리하기 위해 각각의 핵심 사항에 번호를 매긴다.

이제 발표는 본론으로 들어간다. 이 단계에서는 세 가지 핵심 사항에 대해 보충 설명하고 실증을 통해 그 설명을 뒷받침한다. 자신의 메시지를 뒷받침할 만한 자료들을 단계적으로 제시한다. 그 자료들이 얼마나 자세해야 하는지는 시간과 청중들의 인내심에 따라 결정한다.

마지막 클로징에서는 이미 언급했던 핵심 사항들을 요약하여 설명함으로써 청중들이 기억해야 하는 가장 중요한 사항들을 상기시킨다. 요약할 때는 핵심 정보를 잘 간추려서 방금 들어온 사람도 전체 메시지를 파악할 수 있게 해야 한다.

이번에는 프레젠테이션 초안을 작성하는 방법에 대해 알아보자. 핵심어는 ‘초안’이다. 그러므로 문장을 모두 완성할 필요는 없다. 효과적인 연설을 하기 위해서는 아이디어를 초안으로 작성해야 한다. 초안을 작성할 때는 기억하기 쉬우면서 대화체의 어투를 유지할 수 있는 범위 내에서 충분한 정보를 포함시켜야 한다.

핵심 사항들을 결정했으면, 이제 이들을 논리적인 순서대로 배열해야 한다. 의식의 흐름에 따라 접근하는 방법은 치료자들의 훈련 과정과 브레인스토밍 과정에서 효과적이지만, 대중 연설에서는 비효과적이다. 이 접근법을 이용하면 청중을 혼란스럽게 만들기 쉽다. 자신의 의견을 논리적인 순서로 배열한다면 프레젠테이션은 방향을 잃지 않을 것이다.

그렇다면 그 순서는 어떻게 정할 것인가? 다음은 몇 가지 유용한 방법들이다.

§ 간단한 것에서 복잡한 것으로
§ 연대 순으로 배열
§ 일반적인 것에서 구체적인 것으로

이번에는 프레젠테이션의 오프닝을 효과적으로 하기 위한 방법을 알아보자(발표자 소개와 혼동하지 않도록 한다). 대부분의 프레젠테이션이 다음 중 하나를 이용할 것이다.

충격을 주는 접근 방법

청중이 자세를 고쳐 앉아 주제에 집중하게 할 만한 통계 자료를 제시하거나 발언을 하는 것이다. 충격을 주는 접근 방법은 발표자의 진지한 태도를 청중에게 이해시키는 데 매우 효과적이다.

돌발적인 행동

질문

청중들에게 생각하게 만드는 질문을 던지면서 시작하는 방법도 있다. 이때 그 질문은 청중에게 의미가 있는 것이어야 한다. 다만 발표 경험이 많은 사람일 경우에만 이 방법을 사용하길 바란다. 만약 청중이 발표자의 의도대로 답변하지 않을 경우, 발표자는 이를 수습하느라 애를 먹을지도 모른다. 대중 앞에서의 발표 경험이 많지 않다면, 답변이 필요 없는 수사학적 질문을 하는 것이 가장 안전한 방법이다.

인용문

널리 알려진 인용문을 사용하면 프레젠테이션의 주제를 더욱 풍부하게 전달할 수 있다. 이 방법은 한 업계를 이끄는 리더를 인정하고자 하는 비즈니스 프레젠테이션을 할 경우 특히 효과적이다.

목적을 밝히는 표현

청중에게 직접 주제를 말하는 방법이다. 시간이 없거나 청중의 주의력이 짧을 경우 사용하면 좋다.

결론부터 말하기

결론부터 말한 다음 세부적인 사항으로 들어감으로써 청중의 주의를 끌고 그들을 같은 방향으로 이끌 수 있다.

청중 중심의 커뮤니케이션

정보 전달이 주 목적인 연설의 경우에도 설득은 필요하다. 청중이 왜 그 정보에 귀 기울여야 하는가? 프레젠테이션에서 다루고 있는 내용이 청중에게 중요한 정보라는 확신을 심어 주는 것은 발표자의 몫이다. 대부분의 발표자들은 이 중요한 임무를 망각하고 대신 자료를 쏟아 붓는 일에만 열중한다. 일부 발표자들은 이보다 훨씬 더 심각한 행동을 하기도 하는데, 바로 자신의 의제로 설득형 프레젠테이션을 시작하는 것이다. 이는 청중 중심이 아니라 발표자 중심의 프레젠테이션이다.

사람들이 처음부터 어떤 제품이나 서비스, 아이디어에 관심을 가지는 일은 드물다. 사람들이 관심을 가지는 부분은 자신들의 욕구를 충족시키느냐의 여부다.

청중에게 아이디어를 판매하는 6단계

① 관심 사로잡기

발표자는 재빨리 청중의 관심을 끌어야 한다. 그렇지 않으면 청중은 흥미를 잃고 발표자에게서 관심을 돌려버릴 것이다.

② 논점 파악하기

발표자는 청중이 처해 있는 현실과 그로 인한 구체적인 문제와 요구사항을 이해하고 있음을 보여주어야 한다.

③ 제안하기

발표자의 아이디어나 제품, 서비스, 추천 사항 등에 대해 청중에게 전달하는 단계다. 이 단계에서는 추천 사항에 대해서만 소개한다. 앞의 두 단계에서와 마찬가지로 청중의 요구사항을 이해하고 있다는 것을 보여 줌으로써 청중이 발표자의 제안에 대해 더욱 자세히 논의하도록 유도해야 한다.

④ 이점 설명하기

당신이 제안하는 사항이 얼마나 가치 있는 것인지 설명하고, 발표자가 또 어떤 의견을 갖고 있는지 더 알고 싶어하도록 만들어야 한다.(주의 : 제안을 하거나 제품의 특징을 설명하는 것이 아니라 이점에 대해 설명하는 것임을 명심하라).

⑤ 근거 제시하기

사실이나 통계자료, 비교, 역사 자료, 전문가의 증언, 일화, 실례, 사례 연구 등의 구체적인 근거를 들어 자신이 제안한 사항을 뒷받침하라. 설득력을 지니려면 단순히 핵심 내용을 밝히는 것이 아니라 이를 증명해야 한다. 청중들의 관심사에 대해 언급해야 비로소 청중들은 발표자에게 공감할 것이다.

⑥ 끝맺기

요약하기와 실행하기, 두 단계로 나뉜다. 청중에게 자신이 제안한 사항이 그들이 지닌 문제점을 어떻게 해결할 수 있는지 다시 한 번 강조한다. 그러고 나서 앞서 언급했던 이점에 대해 설명한다. 이러한 단계를 마쳤다면 추후 약속을 잡거나 계약을 하거나 제품을 시연하도록 발표자를 초대하거나 아니면 단순히 프레젠테이션 내용에 동의하게 하는 등의 구체적인 행동을 하도록 청중에게 요구해야 한다.



MBA에서도 가르쳐 주지 않는 프레젠테이션, by 다이앤 디레스터