Process Mapping

Process Mapping 기법은
업무 프로세스 상에서 일어나는
제반 활동과 정보의 흐름을
체계적으로 진단하는데 사용된다.

프로세스와 관련된 제반 관리활동 및 개선활동이 효과적으로 수행되기 위해서는 우선 그 프로세스가 어떻게 작동하는지 알아야 한다. 그러기 위해 가장 효과적으로 활용할 수 있는 것이 Process Mapping 기법이다. 즉 현재 업무 프로세스에서 발생하는 세부활동의 분석을 통해 개선 필요점을 효과적으로 추출하여, 바람직한 업무수행 프로세스를 시각적인 Map으로 그리는 기법이다.<

■ Application Guide

Process Mapping 기법은 해결해야 할 문제가 결정된 후 문제와 관련된 제반현상의 파악 및 문제의 원인을 파악하는 문제해결 과정의 초반기에 주로 활용될 수 있는 기법이다.

Process Mapping 기법이 효과적으로 활용될 수 있는 단계는 다음과 같다.<?

1. 문제와 관련된 제반 현상의 파악
2. 수집해야 할 데이터의 결정
3. 문제의 근본원인 규명
4. 때때로 문제해결책의 실행계획 수립 시에도 활용 가능


■ 단계별 Flow

■ Flow별 세부진행 요령

1단계 : 개선대상 프로세스를 선정한다.

▶ 개선대상 프로세스는 다음과 같은 일반적 기준에 의거하여 선정한다.

- 내외부 고객의 입장에서 문제가 있는 프로세스 (회사중심의 시각이 아님)
: 고객만족도가 가장 심각한 프로세스
: 대내외 접촉이 많은 프로세스

- 부서 업무 중심이 아닌 전사적 업무흐름 상 가장 문제가 많은 프로세스
: Bottom-Up 접근법 (사원의 의견수렴)
: 결재과정이 긴 프로세스
: 정보교환이나 재생이 잦고 데이터가 만연, 중복, 혼재가 심한 업무 프로세스

- 전략적 비전과 경영전략의 실천에 부합되지 않는 프로세스
: 경영층 판단에 의한 Top-Down 접근법

- 개선 효과가 크게 나타나는 프로세스

- 시기적으로 긴급히 해결해야 할 현안 프로세스

2단계 : 개선대상 프로세스의 상세 Map을 작성한다.

▶ Mapping 하고자 하는 과제의 내용과 범위를 명확히 한다.

- 과제 명칭을 명확히 한다
- 과제의 최초활동과 최종활동을 기록한다.

▶ 작성하고자 하는 Map의 종축에 관련된 인물 또는 부서를 빠짐없이 순차적으로 나열한다.

▶ 과제의 활동은 순차적으로 작성할 수 있으면 가장 좋으나, 과제의 상당수는 복잡하며 손쉽게 순서화 하기는 더욱 어렵다. 따라서…

- 최초활동과 최종활동 사이에 일어나는 활동들을 최대한 많이 도출해 Card나 Post-it에 쓴다.
- 나열된 활동 중 중복된 것은 없는 지, 빠진 것은 없는 지, 나누어야 할 것은 없는 지를 검토하여 추가, 삭제한다. 이때 과제의 크기에 따라 활동의 개수는 달라질 수 있으나 통상 15-20개 내외가 적절함.
- 활동 갯수가 많아질 경우, 특정 활동 (중요 또는 복잡한 활동)은 별도로 세부 Map을 그린다.
- 작성된 활동 카드별로 활동수행 소요시간을 기록한다.
- 카드를 최초활동과 최종활동에 맞추어 시계열적으로 나열한다.
- 각 활동들은 다른 기호나 칼라카드로도 작성 가능하다.

▶시계열적으로 나열된 활동들을 종축의 관련된 인물 또는 부서와 대비시켜 나열하여 문제가 없으면 Map을 완성한다.

< As is Process Mapping Sample>

3단계 : 현 프로세스의 성과를 평가하고 분석한다.

▶ 완성된 As-Is Map을 토대로 다음 사항을 고려하여 현 프로세스의 문제점을 분석한다.

- 무엇이, 어떤 경로에서 이탈했는가 ?
- 어느 프로세스에서 문제가 발생했는가 ?
- 단계를 없앨 기회가 어디에 있는가 ?
- 어느 단계들을 통합할 수 있는가 ? 단순화시킬 수 있는가 ? 스피드를 높일 수 있는가 ?
- 어떤 단계가 핵심적인가 ? 다른 방식을 통해 Output을 얻을 수 있는가 ?
- 어느 단계가 비용을 가중시키는가 ?, 부가가치가 생기는가 ?
- 어느 단계가 Empowerment를 반영하는가 ?
- 프로세스 혹은 운영이 보다 잘 이루어지는 방법을 찾는데 사용되는 측정법은 무엇인가 ? 측정방법은 적절한가 ?

4단계 : 개선포인트를 규명하고 Should-be Map을 작성한다.

▶ 3단계의 현 프로세스 성과 평가와 분석을 통해 확인된 개선내용 포인트를 파악하고, 그것을 입증해 주는 데이터를 수집하는 업무를 할당하고 나서, 수집된 자료에 의거하여 새로운 Should-be Map을 작성하는 것으로 종료한다.

< Should-be Map Sample >

_SK아카데미 HRD Reference Book