설득력을 높이는 프레젠테이션 9단계_5. 도구를 활용하라.

파워포인트 등의 도구를 사용하면

프레젠테이션에 생명과 품위를

불어넣을 수 있다.

그러나 핵심은 이러한 도구를

어떻게 사용하는가에 달려 있다.

 

 

  플라스틱 슬라이드 필름을 사용하는 사람은 극소수이고, 오늘날 거의 모든 사람들은 파워포인트와 같은 프레젠테이션용 소프트웨어와 데이터 프로젝터를 사용한다. 따라서 이러한 도구에 익숙하다면 여기에 시간을 투자하는 것으로 충분한 효과를 거둘 수 있다. 이러한 도구의 기초 사용법은 결코 어렵지 않아, 잘만 활용하면 프레젠테이션을 보다 세련되고 전문적으로 꾸밀 수 있다.

 

 

파워포인 사용 규칙

 

① 청중에게 혼란이 아닌 도움을 주기 위해 파워포인트를 이용한다는 점을 기억하라. 즉 스크린에 보이는 내용이 프레젠터가 말하는 내용과 일치해야 한다. 만약 일치하지 않는다면 혼란을 주게 된다.

 

② 텍스트를 사용할 때, ‘Less is More'의 원칙을 명심하라. 이것은 작은 폰트 사이즈에 많은 내용보다는 큰 폰트 사이즈에 간결하고 압축된 짧은 문구가 훨씬 효과적이라는 것을 의미한다. 보기 편할수록 프레젠테이션 효과는 더 뛰어나다. 또한 재미있는 말을 많이 사용하라.

 

③ 그래픽과 표는 극단적일 만큼 단순할수록 좋다. 복잡한 그래픽, 도표나 차트에 관심을 기울일 사람은 아무도 없다. 청중은 손쉽게 알아볼 수 있는 전체적인 흐름과 트렌드, 이슈에 더 많은 관심을 기울일 것이다. 복잡한 그래픽은 프레젠테이션을 자칫 지루하고 어렵게 만들 수 있다. 여기에서도 ‘Less is More'의 원칙은 유효하다. 그래픽이나 차트는 한 문장으로 설명할 수 있을 만큼 단순해야 한다. 한 문장으로 설명이 어렵다면, 그 그래픽이나 차트는 청중에게 어렵게 받아들여 질 수 있다는 것을 의미한다.

 

④ 클립아트(clip art, 삽화)를 사용하지 마라. 클립아트는 진부하게 보이고, 그 성격상 프레젠터가 말하는 논점에서 항상 일정 정도 벗어나 있다. 일례로, 3D로 녹색의 반짝거리는 “$” 클립아트보다 차라리 “현금 흐름”이라고 적혀있는 화면이 훨씬 낫다. 또한 오늘날 우리는 텔레비전 등 대중매체를 통해 너무나 많은 복잡한 그래픽을 접하고 살기 때문에, 어설픈 클립아트는 오히려 더 부정적인 효과를 낼 것이다.

 

⑤ 연출되지 않은 실재 사진만을 사용하라. 연출된 사진은 정말 아니다. 무엇인가를 골똘히 생각하는 회사 내 실재 사람들 사진이 있다면 그것을 이용하라. 인터넷을 통해 비즈니스 활동을 묘사하는, 완벽한 미소와 완벽한 몸매를 가진 완벽한 사람들 사진은 다운로드 하지 마라. 청중은 실재 사진에서 더 현실감을 느낀다. 또한 청중은 프레젠터가 말하고자 하는 것에 대해 생각하기를 바라지 완벽한 미소와 포즈의 모델 사진으로 그것을 방해받기를 원치는 않을 것이다.

 

⑥ 슬라이드 배경을 단순한 것으로 하라. 배경이 본 내용을 방해해서는 안 된다. 프레젠터가 원하는 배경은 기호에 따라 다양할 수는 있지만, 단순한 것이어야 하고 한 프레젠테이션 내에서는 그 배경 하나만 사용해야 한다.

 

⑦ 애니메이션 효과를 적당히 삽입하라. 단 애니메이션 효과가 프레젠테이션에 전체적으로 사용될 때 한해서다. 일례로, 하나의 문장이 오른쪽에서 왼쪽으로 흐르는 효과를 냈을 때를 보자. 이것은 프레젠테이션에 리듬감을 부여해주는 측면에서 긍정적이다. 하지만 이 효과를 전체 슬라이드에 똑같이 적용해야 한다. 슬라이드마다 다른 것을 사용하는 것은 효과를 반감시킬 뿐이다,

 

⑧ 미리 셋업을 제대로 하라. 프로젝터와 컴퓨터가 의도대로 작동하는지, 그밖의 모든 것이 원활하게 이뤄지고 있는지 확인하라. 청중이 보는 앞에서 컴퓨터 부팅에 몇 분 간 시간이 소요되거나 혹은 컴퓨터에 애러가 발생하는 것은 좋지 않다. 이러한 것들은 사전에 미리 준비하고 확인만 해도 해결 가능한 일이다. 특히 어느 위치에서든 이미지가 뚜렷하고 명징하게 보이는지 확인해야 한다. 준비된 슬라이드가 제 위치에 있는지, 모든 것이 제대로 작동되는지를 확인하는 데는 몇 분이면 충분하다.

 

 

  파워포인트의 장점은 슬라이드가 청중과 프레젠터의 관계를 이중으로 보강해준다는 데 있다. 즉 슬라이드를 먼저 펼쳐 보이고 ‘이것이 이제부터 우리가 논의할 다음 장이다’라고 말하는 것은 매우 치밀한 방법이라고 할 수 있다. 따라서 단순하게, 재미있게, 쉽게만 제작된다면, 파워포인트는 프레젠테이션 시간을 매우 효과적으로 활용하게 도와주는 훌륭한 도구가 된다.

 

  청중의 눈높이에서 잘 배치되고 쉽게 술술 넘어갈 수 있는 슬라이드는 프레젠테이션을 풍성하고 윤택하게 만들어준다. 이를 통해 청중은 프레젠터가 무슨 말을 하는지, 자신들에게 무엇을 바라는지 이해하게 된다. 이후 청중은 프레젠터와 강력한 관계를 형성한다.

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- Presentation S.O.S, Mark Wiskup