설득력을 높이는 프레젠테이션 9단계_6. 숫자 사용을 줄여라. 가능하면 쓰지 마라.

숫자를 최소한으로 사용하면,

프레젠테이션은 보다 더 강력해진다.

숫자 사용은 청중들에게

매우 유용하다고 판단될 때,

그 숫자의 의미를 프레젠터가

바로 설명할 수 있을 때 한해서다.

 

 

  비즈니스에서 숫자는 중요하다. 그러나 프레젠테이션에서 숫자 활용에 있어 문제는 사람들의 연산 속도가 제각각이라는 점이다. 즉 숫자를 이해하는데 시간이 너무 많이 걸리는 사람들에게 그 프레젠테이션은 지겨운 것이 된다. 이런 문제는 프레젠터가 너무 많은 숫자를 사용했을 때 발생한다. 이로 인해 청중 일부를 잃을 지경에 이를 수 있다. 이것은 결코 좋은 방법이 아니다.

 

 

비즈니스 상의 숫자를 언급해야 한다고 생각한다면,

 

▶ 숫자는 충분히 고려한 후, 핵심만 간추린 것이어야 한다.
▶ 숫자는 정리 정돈을 거쳐, 의미 있는 것이 되어야 한다.
▶ 숫자는 차갑고 비인격적이다. 따라서 반드시 해석이 필요하다.
▶ 숫자는 결정되기 전에 충분히 조정되어져야 한다.
▶ 숫자는 때로는 가공과 변형을 거쳐야 한다.

 

  숫자에 대한 위 사항은 모두 한 가지 사실로 귀결된다. 그것은 청중 스스로가 숫자를 쉽고 이해하기 편하게 간추리진 않는다는 것이다. 따라서 숫자가 화면에 나타났을 때, 숫자 그 자체는 청중들에게 그 어떤 영향도 끼치지 못한다. 사람들은 그냥 자리에 앉아서 그 숫자들이 적절히 해석되고 설명되기를 기다린다. 따라서 복잡한 숫자 페이지가 스크린에 나타난 후 다음 페이지로 바로 이동하게 되면 그것은 청중을 모두 잃는 가장 확실한 방법이 된다. 사람들은 프레젠테이션에서 프레젠터와 숫자로 대결하는 것이 아닌, 그 숫자가 이 프레젠테이션에서 어떤 의미를 지니는 지에만 관심이 있다.

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프레젠테이션에서 숫자의 사용이 가져올 불이익

 

■ 숫자는 주의를 분산시킨다. 숫자로 인해 청중은 핵심 어구에서 점차 벗어난다. 숫자는 보조 어구와 이야기의 효과 또한 갉아먹는다. 따라서 탁월한 프레젠테이션에서는 숫자가 가져올 위험을 알고, 숫자와 항상 거리를 둔다.

■ 인생에서 가장 중요한 대화와 토론은 가공하지 않은 숫자가 아니라 텍스트 안에 숫자를 포함한 형태이다. 일례로 우리는 ‘94.576% 승률을 달성했기 때문에 승진하지 못했다’라고 말하지 않고, ‘할당된 목표들을 달성하지 못했기 때문에 승진하지 못했다’라고 말한다. 중요한 것은 숫자가 아니라 텍스트이다.

■ 숫자는 귀로 들을 때는 죽어 있다. 즉 말로 할 때 숫자는 바로 이해되지 않는다. 백만, 천만, 억, 조 등을 이야기할 때 사람들은 너무나 혼란을 느낀다. 이 숫자를 머릿속에 그리는 동안, 사람들은 프레젠터의 말에 귀를 기울이지 않는다. 혼란과 불확실함은 청중에게 있어 유쾌한 경험이 아니다.

■ 숫자에 의존한다는 것은 프레젠터로서 자격이 모자람을 고백하는 것과 같다. 이로 인한 청중과 프레젠터는 사이가 멀어지고, 프레젠테이션은 지겨운 것이 된다. 가능한 숫자를 최대한 회피하라.

■ 적혀있을 때 문제가 없던 숫자가 말로 읽었을 때 이상하게 해석되기도 한다. 따라서 가능한 숫자 사용을 회피함으로써 이러한 가능성을 없애는 것이 훨씬 나은 방법이다. 다음과 같은 사례를 참조하라.

 

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■ 퍼센티지(%)를 사용할 때마다, 사람들은 항상 뒤늦게 반응하고 왜 100%가 되지 못했는지 생각한다. 이렇게 되면 프레젠터가 말하고 있는 것을 듣지 않고, 자신들의 머릿속 숫자의 세계로 빠져든다. 퍼센티지는 말로 하는 것보다 적혀있을 때 최적의 효과를 낼뿐이다.

■ 숫자로 설명할 경우, 핵심 어구의 힘과 효과는 현저하게 감소한다. 일례로, 새로운 세일즈 매니저가 8개 국어가 가능하다고 하는 것보다는, 본(Bonn)에 사는 고객에게는 독일어를, 밀라노에 사는 고객에게는 이탈리아어를, 상파울로에 사는 고객에게는 포르투칼어를 구사할 능력을 갖추고 있다고 말하는 것이 훨씬 더 효과적이고 인상에 남는다.

 

프레젠테이션에서 숫자를 효과적으로 사용하기 위한 2가지 차별화.

 

사용할 숫자의 수를 줄여라. 대신 청중과의 관계구축에 더 집중하라.

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그리고 두 가지 버전을 준비하라. 하나는 매우 상세하게 숫자로 구성된 것, 다른 하나는 가볍게 보고 넘어갈 수 있는 숫자로 구성된 것이다. 두 버전을 정직하고 공평하게 비교하라. 아마도 대부분의 프레젠테이션 상황에서 후자가 더 눈에 띄고, 청중이 받아들이기에 더 수월한 형태임을 알 게 될 것이다. 프레젠테이션에는 그 후자를 도입하라. 그리고 정 필요하다면 전자를 첨부로 활용하라.

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숫자를 이용할 때마다, 그 시작에 앞서 “이 숫자의 의미는 …... 이다.”라고 말하라.

 

  이렇게 하면 숫자에 의존하기 보다는 숫자가 텍스트로 변환되어 장점만을 취할 수 있게 된다.

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- Presentation S.O.S, Mark Wiskup