“우선순위는 필수적이다.
사람들에게 집중해야 하는 것과 불필요한 것을 알려준다.
이 노하우는 모든 사람들이 적절한 일에 집중하고
그 밖의 것은 무시하도록 돕는 능력이다.”
우선순위는 일상 업무 때문에 바쁘기보다는 정말 중요한 것을 핵심사안으로 다룰 수 있다는 점에서 가치가 있다. 훌륭한 우선순위는 명확하고 집중적이며 자원분배를 위한 토대가 된다.
목표와 우선순위의 구분을 이해하는 좋은 방법은 목표는 전체적인 수준에서 세워졌다고 생각하는 것이며, 5만 피트 상공에서 사업을 바라보는 것이라고 할 수 있다.
반대로 우선순위는, 수많은 자질구레한 업무더미에 기준을 세우는 것이다. 우선순위는 가장 중요하게 실행해야 할 업무가 무엇인지, 그리고 결정에 의해 어떤 결과가 도출될 것인지를 알려준다.
적절한 우선순위는 조직 내의 엄청난 에너지를 발산시키는 것이다. 반대로 부적절한 우선순위는 끔찍한 혼돈과 업무 반복, 갈등, 자원낭비와 동기 상실이라는 결과를 초래한다. 따라서 우선순위에서 중요한 역할을 담당하는 사람들이 누구인지 잊어서는 안 된다. 그들과 커뮤니케이션을 형성하는 것이 중요하다.
새로운 우선순위를 세우고자 한다면, 다음과 같이 신중하게 생각해야 할 몇 가지 질문이 있다.
- 일상 업무에서 우선순위를 실행할 적절한 사람들이 있는가?
- 어떤 우선순위를 선택하고 있는가? 그냥 인기가 있는 것? 아니면 비즈니스에 필요한 것?
- 우선순위와 연계된 부문에 필요한 자원을 배분함으로써 우선순위를 지원하고 있는가?
- 예산 체계가 우선순위와 긴밀히 연결되어있는가? 아니면 혼란과 갈등을 일으킬 잠재성이 있는가?
우선순위를 정할 때 모두 사람들에게 똑같은 무게를 두기란 어려운 일이다. 현실적으로 모든 비즈니스는 다음 네 가지 영역 중의 하나에 빠져들게 될 것이다.
말할 것도 없이, 모든 기업은 우측 상단 영역에 초점을 맞춰 프로젝트를 계획해야 한다. 우선순위를 세우는 과정은 우측 상단 이외의 영역으로 빠져들게 하는 요소를 줄여 우측 상단 영역으로 진입하는 모든 것이다.
아쉽게도 대부분의 기업은 우선순위를 탑다운 방식으로 결정하려 한다. 이러한 방식은 좋지 않다. 왜냐하면 탑다운 방식은 현실적인 사안, 즉 현장을 잘 반영하지 못할 확률이 크기 때문이다.
우선순위의 선정은 자원을 얻기 위해 경쟁하는 관리자들의 의견일치를 구축하는 기회로 활용해야 한다. 전체상을 이해하는 사람이 많을수록 조직은 더욱 발전하게 된다.
텍사스 인스트루먼츠(Texas Instruments)는 매년 3일 동안 예산 편성 및 자원 할당 회의를 개최해서 우선순위를 결정하고 70명의 리더로부터 동의를 얻는다. 일련의 회의에는 다음과 같은 과정이 따른다.
이와 같이 강렬하고 집중적인 과정이 가져다주는 실질적 장점은 결국 사람들이 굴뚝형 사고방식(silo mentality, 수직적 사고방식, 위에서 시킨 대로 시킨 일만 하는 타성적 사고방식)에서 벗어난다는 점이다. 또한 모든 사람들이 그렇게 결정된 이유를 이해하고 있으며, 외부환경의 변화에 대한 대응 또한 잘 이해하고 잘 대처할 수 있도록 만들어 준다. 이러한 과정을 통해, 그들은 굴뚝형 사고방식으로 수행했던 일들이 좋지 않는 결과를 발생시켰다는 점 또한 알게 된다.
"Know How” by 램 차란
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