보고서 작성 3강. 스토리 라인을 구성하라. (2) 결론부 구성

(2) 결론부 구성 – 상대방의 첫 번째 질문에 대답한다.

 

  보고서의 결론은 명확하게 제시해야 한다. 명확한 결론이란 무엇인가? 비즈니스 보고서의 결론은 도입부에서 확인했던 상대방의 질문에 대한 대답이 되어야 한다는 말이다. 상대방은 실행할 필요가 있는지를 묻고 있는데 나의 결론은 다양한 검토를 했다는 정도에서 끝나는 경우가 허다하다. 내가 하고 싶은 말, 내가 한 일을 결론으로 내세우는 순간 보고서의 스토리 라인은 깨진다.

 

  결론이 없는 오리무중의 문서는 왜 나타나는가? 도입부가 철저하지 못한 데 이유가 있다. 도입부를 잘 쓰게 되면 자연스럽게 결론으로 이어지기 마련이다. 그렇기 때문에 문서 전체의 스토리 라인, 스토리 전개가 중요하다.

 

  결론을 쓸 때 3가지 원칙을 적용할 수 있다. 첫째는 ‘명확하게’, 둘째는 ‘설득력 있게’, 셋째는 ‘간략하게’이다. 결론을 명확히 하기 위해서는 도입부와 결론을 논리적으로 연결시켜야 한다. 도입부에서 확인한 질문 ‘시장전략을 수정해야 하는가?’ ‘어떤 컨셉으로 신상품이 출시되어야 하는가?’ ‘신규시스템은 어떤 방식으로 구축될 것인가?’의 질문에 대해서 대답해 보라. ‘시장전략의 수정은 시기상조이다’ ‘신규 자동차 개발의 컨셉은 『생활공간의 이동』이다’ ‘시스템 개발은 아웃소싱으로 구축된다” 등의 대답을 제시해야 하는 것이다. 만약 그렇지 않다면 그 순간부터 나의 보고서는 나 홀로 보고서가 되고 만다.

[그림10-2] 도입부의 질문 – 대답 구조

 

  결론은 명확하기만 하면 그만인가? 결론은 또한 설득력을 갖추어야 한다. 이 설득력을 위해 본론의 논리적 구성이 중시되는 것이다. 결론의 설득력은 본론의 논리적 전개로 뒷받침된다. 따라서 결론을 제시하는 경우 본론의 전체적인 요약을 제시해 줌으로써 결론의 설득력을 사전에 확인해 볼 수 있을 것이다. 이것을 Executive Summary라고 한다. 최근에 강조되는 한 장 보고서는 바로 이 Executive Summary를 중시하는 트렌드이다.

 

  결론은 또한 간결해야 한다. 장황한 구성은 아무리 논리적으로 연결되어 있다고 해도 이해도가 떨어진다. 결론을 구성하는 요약의 항목은 3~7개로 한정되어야 한다. 즉. 하나의 명확한 결론과 그 결론을 지지하는 3가지 혹은 7가지의 요약이 최상의 결론부를 구성한다고 할 수 있다.

 

  왜 ‘3’이고 왜 ‘7’인가? 커뮤니케이션에서 7은 마법의 숫자로 부른다. 1956년 미국 하버드의 심리학자 조지 밀러가 연구한 바에 따르면, 인간의 뇌가 기억하는 단기기억의 정보 처리용량의 한계가 7±2 라고 제시하였다.[1] 인간의 두뇌는 짧은 시간 동안 한번에 7개 이상의 항목을 기억할 수 없다. 사람에 따라 9개까지 기억하는 사람도 있고, 5개밖에 기억하지 못하는 사람도 있지만 7가지를 기준으로 기억의 한계를 정하고 있다. 일주일은 7일, 세계 7대 불가사의, 음계는 7개, 7색깔 무지개, 백설공주와 7 난쟁이, 성공하는 사람의 7가지 습관 등 7과 관련된 것들을 떠올려 보라.

 

  ‘3’ 역시 마법의 숫자이다. 사람들은 3가지 정보가 주어졌을 때 가장 쉽게 받아들이고 가장 쉽게 기억한다. 우리의 일상적인 생활은 ‘3’과 함께 살아간다. 시간의 흐름은 과거-현재-미래의 3단계로 인식되며, 3차원 공간에서 살아간다. 아침-점심-저녁을 거치고, 천-지-인의 우주관을 갖고 있으며, 입법-사법-행정이 분리된 삼권분립의 사회를 지향한다. 가위-바위-보로 승부를 내고, 진-선-미, 금-은-동으로 순위를 매긴다. 또 삼단논법으로 강력한 논리적 설득을 시도하기도 한다. 3의 숫자는 최소한의 설득력과 강력한 기억력을 보유한 커뮤니케이션의 숫자라고 할 수 있다.

 

  생각해 보라. 누군가가 당신에게 고객을 설득하는 101가지 원칙을 제시한다면? 일 처리 12단계 요령을 기억하라고 한다면 쉽게 받아들일 수 있을까? 3가지 아이디어! 3가지 단계! 3가지 이유! 이것으로 상대방의 마음의 문을 열 수 있다. 사례를 보자.[2]

 

• 리츠 칼튼 호텔은 직원들에게 손님들을 맞을 때, 항상 ‘3단계 서비스’를 실천하라고 교육한다. 호텔의 신조인 이 3단계는 다음과 같다.

① 포근하고 진심 어린 환영
② 고객의 요구에 대한 예측과 순종
③ 친절한 작별 인사

 

• 증조할아버지가 설립한 포드 자동차의 회장 겸 CEO의 직책을 맡은 윌리엄 클레이 포드 주니어는, 자동차 판매율의 상승을 가능하게 할 ‘더욱 강력한 비즈니스’라는 내용의 21세기 3대 경영전략을 제시했다.

① 경제적으로
② 친환경적으로
③ 사회적으로

 

  많은 경영자들이, 혹은 기업들이 제시하고 있는 경영원칙은 3가지다. 필자가 몸 담았던 SK그룹의 경영원칙은 인간위주의 경영, 합리적인 경영, 현실을 인식한 경영의 3가지이다. 삼성그룹의 경영철학 역시 사업보국, 인재제일, 합리추구의 3가지이다. 얼마 전 들렀던 순천향대학교 로비에는 순천향인의 정신으로 자기주도, 도전정신, 조화와 협력 등 3가지가 제시되어 있었다.

 

  멀리 가지 않아도 된다. 이 책에서 강조하고 있는 보고서의 결론부는 3가지 중요한 원칙이 있다. 명확한 결론, 설득력 있는 결론, 간략한 결론의 3대 원칙을 기억하라.

 

명확하게! 설득력 있게! 간략하게!

“Describe your business idea as clearly, compellingly,

and concisely as you can!”

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※ 주[1] 조지 밀러(1955), “마법의 숫자 7±2: 인간의 정보처리능력의 한계”

   주[2] 마크 S. 월튼(2004), “3의 법칙”, pp. 89~90

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현경택. 2013. "기획력강의", 동문통책방.