보고서 작성 4강. 이해도를 높이는 논리. (1) 피라미드 스트럭처

  보고서 만으로, 부연설명 없이 상대방이 결론을 받아들일 수 있게 하려면, 상대방의 이해도에 따라 핵심 메시지를 구성하는 것이다. 말의 의미를 이해하는 데는 일정한 양의 에너지가 필요하다. 또한 생각과 생각 사이의 관계를 이해하는 데도 에너지가 필요하다. 읽는 사람이 최소한의 에너지로 이해할 수 있도록 쓰는 사람이 메시지를 표현할 수 있다면 읽는 사람은 메시지의 내용과 관련성을 이해하는데 들이는 에너지를 절약할 수 있을 것이다.[1]

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  보고서에서 상대방의 이해도를 높여주는 유일한 방법은 치밀한 논리 구성과 전개이다. 보고서의 논리란 무엇인가? 비즈니스 보고서의 논리와 학술논문의 논리는 동일한가? 학술논문의 논리는 주장하는 메시지의 타당도와 신뢰도를 증명하는 것이라고 할 수 있다. 하지만 비즈니스 보고서에서의 논리란 상대방의 반응 속도를 높여주는 것이다. 학술적 전문성이 아니라 이해하기 쉬운 메시지를 제시하는 것이 보다 중요하다.

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(1) 논리는 그룹핑과 각 그룹의 관계설정으로 이루어진다.

 

  상대방의 반응 속도를 높이기 위해서는 두 가지를 검토해야 한다. 하나는 ‘메시지가 그룹핑되어 있는가?’이다. 기획 과정에서 실행했던 분석단계를 기억하는가? 데이터로부터 추론의 결과물을 만들어 내며 논점을 정리해 나갔던 과정이 바로 보고서의 본론부에 그대로 옮겨져야 하는 것이다. 소위 ‘Fact-Finding’ 과정들을 거쳐 그룹으로 정리된 논거가 메시지의 그룹핑으로 나타나게 된다. 다른 하나는 ‘그룹핑된 메시지가 서로 관계를 맺고 있는가?’이다. 메시지의 관계가 서로 연결되지 못한다면 논리가 없는 결과물의 나열에 불과하다. 데이터로부터 새롭게 발견된 사실들은 어떻게 연결되면서 메시지를 만들어 내는가를 밝혀야 한다.

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  메시지의 관계는 두 가지이다. 첫 번째는 주장과 주장의 관계, 두 번째는 주장과 근거의 관계이다. 앞의 관계는 메시지가 대등한 수준으로 맺어진 것이고, 뒤의 관계는 메시지가 인과관계, 혹은 종속의 관계를 만들고 있다고 할 수 있다. “내 아이는 머리가 좋다”, “내 아이는 수학경시대회에서 금상을 받았다”, “내 아이는 독서퀴즈대회에서 입상하였다”, “내 아이는 기말고사에서 우수한 성적을 얻었다”라는 메시지가 제시되어 있다. 각각의 메시지는 서로 어떤 관계를 맺고 있는가? “내 아이는 수학경시대회에서 금상을 받았다”는 메시지와 “내 아이는 기말고사에서 우수한 성적을 얻었다”는 메시지의 관계는 주장과 주장의 관계를 보여준다. 반면에 “내 아이는 기말고사에서 우수한 성적을 얻었다”라는 메시지와 “내 아이는 머리가 좋다”는 메시지는 종속의 관계, 즉 하나의 메시지가 다른 하나에 귀속되는 형태의 관계이다. 다시 말하면 메시지는 세로의 계층과 가로의 폭을 만들어 낸다.

 

[그림11-1] 메시지의 관계

 

  가로와 세로의 메시지 관계를 중심으로 문서 전체의 메시지 구조로 완성한 것이 바로 바바라 민토의 피라미드 구조이다.

 

[그림11-2] 피라미드 구조 (바바라 민토, 2002)

 

 

(2) 피라미드 스트럭처

 

  민토가 제시하는 피라미드 구조는 기획자가 일하는 방식과 반대 방향으로 생각이 전개되는 특징을 가진다. 기획의 단계에서는 개별 데이터로부터 출발하여 분석, 추론을 통해 최종적인 결론에 이르는 과정을 거치는 수렴형의 작업을 진행하였다. 하지만 메시지를 전달하는 구조에서는 하나의 결론을 중심으로 논점이 확대되어 나가는 방식으로 전개하는 것이 특징이다. 이 특징을 민토는 3가지로 규칙으로 정리하고 있다.[2]

 

① 어떤 계층에 있는 메시지이든 하위 그룹의 메시지를 요약해야 한다.
② 그룹 내의 메시지는 항상 동일한 종류여야 한다.
③ 그룹 내의 메시지는 항상 논리적 순서로 배열되어야 한다.

 

  첫 번째 규칙은 상위 계층과 하위 계층이 ‘요약–요점’의 관계를 맺고 있음을 강조하는 것이다. 이 원칙은 결론으로부터 밑으로 내려오는 질문-대답의 과정으로 이해하면 이해하기 쉽다. 계층1(결론)의 메시지에 대해 상대방의 질문을 고려하여 계층2(핵심단계)의 논리를 구성하는 것이 1차적인 요약-요점이라고 할 수 있다. 또, 계층2의 메시지를 입증할 수 있는 개별적인 근거와의 관계가 2차적인 요약-요점이라고 할 수 있는 것이다.

 

[그림11-3] 요약과 요점

 

  두 번째 규칙은 그룹핑의 논리라고 할 수 있다. 그룹핑의 조건의 같은 조건, 같은 수준의 것들로 묶여져야 한다는 것이다. 특히 핵심단계인 논리의 계층에서 다루어야 할 메시지는 1차적인 데이터나 행동을 단순하게 표현하는 메시지가 들어서서는 안 된다.

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  예컨대 회사 내 주차장이 부족을 어떻게 해결할 것인지 고민한 결과 임직원들의 개인차량 사용을 억제한다는 결론을 얻었다고 가정하자. 개인차량 사용을 억제하기 위한 방법을 모색하는 다양한 아이디어가 나올 수 있을 것이다. 통근버스 증편, 카풀제, 차량5부제 시행 등 제도적 차원에서 시행할 수 있는 방식이 있고, 각각의 아이디어에 대한 개별적인 행동들이 덧붙여질 것이다. 통근버스 운행시간 단축, 잔업 이후 퇴근버스 신설, 카풀 참여차량 유류지원, 팀별 카풀 할당, 5부제 시행일정 공지, 시행점검, 참여차량 인센티브 부여 등의 개별행동들이 열거될 수 있다. 계층1은 결론의 레벨이고, 계층2인 논리의 레벨이며, 계층3은 근거의 레벨이다. 이중 논리의 레벨이 보고서의 핵심단계이다. 이 레벨에서 논리적인 메시지는 동등한 수준에서 제시되고 있는가를 확인하는 것이 바로 피라미드 구조의 두 번째 규칙이다. 아래 그림에서 확인하듯이 통근버스 증편, 카풀제 실시, 차량5부제 실시는 같은 수준의 논리를 구성하고 있고, 또 레벨3에서 제시한 ‘통근버스 운행시간 단축’, ‘잔업 이후 퇴근버스 신설’, ‘카풀 참여차량 유류지원’, ‘팀별 카풀 할당’, ‘5부제 시행일정 공지’, ‘시행점검’, ‘참여차량 인센티브 부여’ 각각은 같은 수준의 메시지를 구성하고 있음을 확인할 수 있다.

 

[그림11-4] 피라미드 구조 계층의 동등성

 

 

  만약 핵심단계의 메시지가 통근버스 증편–카풀 차량 유류대 지원–차량 5부제 시행으로 연결된 구조로 되어 있다면 논리적 메시지의 균형이 허물어지고 전체적인 스토리의 일관성이 깨지게 된다.

 

[그림11-5] 동등성이 없는 메시지의 연결

 

  피라미드 구조의 세 번째 규칙은 논리적 순서로 배열, 전개되어야 한다는 것이다. 이 규칙은 논리의 전개를 어떻게 해야 읽는 사람에 대해 설득력을 갖출 것인가를 생각하는 것이다. 우리는 사실이나 사물을 인식하거나 제시할 때 항상 기준에 따라 배열한다. 위에서 아래로, 좌에서 우로, 혹은 가까이에서 멀리로 등 사물을 인식하는 기준에 따라 제시하는 순서가 달라진다.

 

① 시계열적 방법(Chronological Method)
② 지리적 방법(Geographical Method)
③ 단계적 방법(Escalating Method)
④ 연역적 방법(Deductive Method)

 

  시계열적 방법은 시간의 흐름에 따라 구성하는 것이다. 과거-현재-미래와 같이 시간의 연속선 상에서 메시지를 전개하는 방식이다. 결혼을 허락 받기 위해 부모를 설득하는 딸의 설득논리가 신랑의 사람 됨됨이를 보여주는 것이라면, 남자 친구의 학창시절(과거), 직장생활(현재), 그리고 결혼 이후의 예측(미래)의 순으로 메시지를 전개할 수 있다.

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  지리적 방법은 지역에 따라 구성하는 것이다. 행정안전부 홈페이지에 우리나라 인구분포가 게시되어 있다. 그 순서는 우선 특별시, 광역시, 특별자치시 순으로 전개되고, 그 뒤에 경기도를 시작으로 강원, 충청, 호남, 영남, 제주의 순으로 이어지고 있다.

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  단계적 방법은 말 그대로 1단계, 2단계, 3단계의 방식으로 점증하거나 감소하는 순서를 제시하는 것이고, 연역적 방법은 ‘아이는 부모를 닮는다’ à ‘부모가 머리가 좋다’ à ‘아이가 머리가 좋다’는 식의 대전제-소전제-결론의 순서를 만들어가는 방식이다.

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※주[1] 바바라 민토(2002), “논리의 기술”, pp.31~32

주[2] 바바라 민토(2002), 앞의 책, pp. 34~37

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현경택. 2013. "기획력강의", 동문통책방.