보고서 작성 5강. 간편하게 피라미드 논리구조 만들기 - (1) 4단계 스토리 라인

4단계 스토리 구성

 

"두 번의 질문과 두 번의 대답"

 

 

  피라미드 논리구조를 간단하게 만드는 방식에 대해 정리해 보자. 이 방식은 보고서의 주제를 확인할 수 있는 경우에 적용된다. 앞에서 여러 차례 강조했듯이 문서작성은 대화의 과정을 따라간다는 점을 기억해야 한다. 피라미드 만들기는 대화의 순서를 정하는 것과 같다. 피라미드 논리의 기본 골격은 가로와 세로의 스토리 라인으로 되어 있다. 만드는 순서는 먼저 세로의 라인을 완성한 뒤에 나중에 가로의 라인을 완성하는 것으로 진행한다. 상대방의 질문과 작성자의 대답이 세로로 정합성이 이루어지도록 한 뒤에 핵심메시지를 가로로 전개해 나가는 방식이다.

 

[그림12-1] 피라미드 구조 작성 순서 ​

 

  세로의 스토리 라인은 바바라 민토의 위에서 아래로 내려가는 접근법에서 6단계로 설명되어 있다.[1] 민토의6단계 접근법을 질문-대답-질문-대답의 스토리로 이루어진 4단계로 재구성해서 정리해 보자.

 

1단계: 상대방의 질문은 무엇인가?

 

  1단계는 상대방의 질문을 확인하는 단계로 크게 3부분, 즉 주제-질문-상황으로 구성된다.

 

  첫째는 보고서의 주제를 정하는 부분이다. 피라미드의 정상에 네모 상자를 하나 그리고 나서 가운데 점선을 긋고, 점선의 위 부분에 보고서의 주제를 적는다. 이때 주제는 ‘ERP 프로그램’과 같은 명사로 표현한다.

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  둘째는 주제를 질문으로 바꾸는 부분이다. 주제를 적고 나면 다음에는 그 주제와 관련된 보고서의 상대방을 생각한다. 상대방이 주제에 대해 던지는 질문을 한 문장의 의문문으로 표현한다. 상대방은 주제에 대해서 무엇을 해 주기를 기대하고 있는가? 어떤 부분을 궁금해 하는가? 즉, ‘노후화된 ERP 프로그램에 대해 어떻게 대응해야 하는가?’, ‘ERP 프로그램은 개발되어야 하는가?’와 같은 한 문장으로 된 의문문의 형태로 적는다.

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  셋째는 상대방의 질문을 정확하게 이해하고 있는가를 점검하는 부분이다. 여기에서는 상대방의 질문을 문제 상황으로 재구성한다. 상황은 2가지로 구별하는데, 상대방이 이미 알고 있는 상황(대화의 시작상황)과 상대방을 질문으로 몰고 가게 된 변화 상황(전개상황)이다. 시작 상황은 상대방이 공감하거나 공감하리라고 생각하는 부분을 제시해야 한다. 즉 이제부터 이 상황과 관련된 이야기를 하겠다는 뜻을 전달하는 것이다. ‘우리 회사는 A회사에서 개발된 ERP 프로그램을 사용하고 있다’와 같이 상대방이 알고 있는 정보로부터 출발해야 한다. 만약 이 시작 상황이 상대방에게 받아들여지지 않는다면 보고는 그 자리에서 멈춰지고, 보고의 과정은 시작상황을 상대방에게 납득시키는 곁길로 나아가게 된다.

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  전개상황은 매우 중요하다. 이 부분이 바로 보고의 배경이 되는 것이다. 시작 상황은 무엇인가 기대하는 결과로 이어지지 못하고 원하지 않은 방향으로 전개된다. 즉, 상대방이 질문하게 되는, 기획의 필요성을 유발시키는 상황이 전개되는 것이다. “기존의 ERP 프로그램은 10년이 지나 노후화가 진행되면서 기능상의 안정감이 떨어지고, 새로운 기능을 추가하기도 어렵고, 운영의 편의성도 낮은 상태이다.”와 같이 시작상황이 원치 않은 상태로 전개된 상황을 기술하면 된다.

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​  시작상황과 전개상황을 정리하고 나면, 이 상황이 앞서 확인했던 상대방의 질문과 연결되는지를 점검해야 한다. 1단계의 질문확인 부분을 시작-전개-질문의 흐름으로 구성하여 연역적인 전개가 완성될 수 있는지를 검토하는 것이다. “우리는 A사의 ERP 프로그램을 사용하고 있다’ -> “그런데 노후화로 인해 기능상의 안정감, 운영의 편의성뿐 아니라 변화하는 환경변화를 반영하지 못하는 상태이다.” -> “그래서 어떻게 대응해야 하는지 궁금해졌다”와 같은 자연스러운 흐름을 확보해야 1단계는 완성된다. 만약 질문이 “왜 ERP를 개발해야 하는 거지?”라는 질문으로 마무리되었다면 상황과 질문은 서로 부합되지 않게 된다. 이 경우 상대방의 질문(과제)에 대한 이해가 잘못되었거나 아니면 상황의 이해가 잘못된 것이다.

 

[그림12-2] 피라미드 그리기 1단계 : 질문확인

2단계: 첫 번째 질문에 대답한다.

 

  2단계는 1단계에서 확인한 상대방의 질문에 대해 대답하는 것이다. “어떻게?”라는 질문에는 “이렇게”라는 대답이 필요하고, “왜?”라는 질문에는 “이것 때문에”라는 대답이, “무엇이지?”라는 질문에는 “이것이다”라는 대답이 대응되어야 한다. 앞서 만들었던 박스의 점선 아래 부분에 서술형의 대답을 쓴다. 점선 윗부분의 명사와 연결하여 동사의 논리적 서술이 답변으로 제시되면 그것이 바로 결론이 되는 것이다. 앞서 “ERP 프로그램”이라는 주제에 대해 대답을 함께 붙이면 “ERP 프로그램은 새롭게 개발되어야 한다”가 보고서의 결론이 된다.

 

[그림12-3] 피라미드 그리기 2단계: 대답(결론)

3단계: 두 번째 질문을 확인한다.

 

  3단계는 두 번째 질문을 확인하는 단계이다. 상대방에게 결론이 제시되는 순간 상대방은 그 결론에 대해 새로운 의문을 갖게 되고, 그에 대해 새로운 질문을 던진다. “왜 그렇지?” “어떻게 해야지?” “무엇으로 알 수 있지?”와 같은 질문이다. 첫 번째 질문은 보고서 작성 이전 단계 즉 기획의 단계에서 발생한 질문이다. 두 번째 질문은 보고서를 읽어가는 과정에서 발생하는 질문이기 때문에 보고서에 그 질문의 내용을 확인하고 기술할 수 없다. 다만 상대방에 대한 분석을 통해 그 질문을 추측할 수 있을 뿐이다. 따라서 이 질문에 대해 올바른 추측이 이루어지지 않으면 보고의 흐름은 이 단계에서 멈추게 된다.

 

[그림12-4] 피라미드 그리기 3단계: 새로운 질문

4단계: 두 번째 질문에 답한다.

 

  4단계는 상대방의 새로운 질문에 대한 대답이며, 보고서의 핵심 메시지이고, 기획의 결과물이 포함되는 부분이다. 민토의 피라미드 구조에서 핵심단계를 구성하는 부분이기도 하다. 4단계는 가로의 스토리라인을 만드는 단계 즉, 핵심 메시지를 가로로 전개해 나가는 단계이다. 기획의 단계에서 분석한 결과들을 피라미드 구조의 세 번째 규칙인 논리적 순서에 따라 제시하면 된다. 이 때 메시지와 함께 메시지의 근거가 되는 데이터를 백업함으로써 논리적 완성도를 높이는 것이 중요하다.

 

[그림12-5] 피라미드 그리기 4단계 – 핵심 메시지

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※주[1] 바라라 민토(2004), 앞의 책, pp.53~56

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현경택. 2013. "기획력강의", 동문통책방.