비주얼은 메시지를 시각적으로 보완해 주는 중요한 도구이다. 텍스트 중심의 보고서로 논리적인 메시지를 전달하고자 하는 경우에도 비주얼은 상대방의 이해도를 높여주는 중요한 도구가 된다. 특히 숫자로 되어 있는 데이터를 차트로 변환하는 것은 보고서 쓰기의 디테일을 완성하는 의미가 있다. 그런데 어떤 차트를 어떤 경우에 선택해야 하는가에 대해서는 큰 고민을 하지 않는 경우도 많다. 그렇게 되면 메시지와 차트가 따로 놀게 되어 메시지의 전달력이 떨어지게 된다. 메시지와 차트가 함께 움직일 수 있도록 하는 것이 차트 선택과 활용의 핵심이다.
차트란 데이터를 변환한 것이다. 그런데 그 데이터는 바로 메시지를 입증하기 위한 자료이다. 자칫하면 차트를 그리고 차트를 설명하는 것을 메시지로 생각하기 쉽지만, 실상은 그 반대이다. 메시지를 결정하고 그 메시지에 부합하는 차트를 선택하는 것이다. 차트에도 궁합이 있다. 전달하려고 하는 메시지가 어떤 의미를 포함하는가에 따라 적합한 차트를 선택하는 것이 필요하다. 메시지의 유형은 구성, 항목, 시간적 추이, 패턴, 상관성의 5가지가 있다.[1]
(1) 구성 비교
구성비교는 요소간의 비중이 어떠한가를 나타내는 보여주는 유형이다. 이 유형은 메시지 안에 백분율이나 구성비율을 제시하는 말이 포함되어 있는 경우이다. 예컨대 아래와 같은 메시지라면 구성차트를 활용하는 것이 효과적이다.
▶ ‘영업직원이 실제로 고객과 대면하는 시간은 근무시간의 15%에 불과하다.’
구성비교는 일반적으로 원의 형태로 표현하지만, 절대적인 것이 아니다. 오히려 원으로 표현함으로써 메시지의 정확성을 떨어뜨리는 경우도 많다. 차트를 판독하는 시간이 텍스트를 그냥 읽는 시간보다 오래 걸린다면 차트의 원래 목적을 상실하게 된다. 단순히 하나의 대상의 항목간 구성비를 보여주기 위한 것이라면 원이 효과적일 수 있지만 구성비의 변화를 보여주거나, 여러 비교대상의 구성비를 보여주는 것이라면 원의 형태는 별로 효과적이지 않다. 이러한 경우는 막대 그래프를 활용하는 것이 좀 더 상대방의 이해도를 높여준다.
▶ ‘전체 인원에서 임원이 차지하는 비율은 22%이다.’
(2) 항목비교
항목비교는 대상 항목의 순위나 크기를 비교하는 유형이다. ‘더 크다, 더 작다, 1순위다, 가장 높다, 가장 낮다’ 등의 말이 메시지에 포함되어 있다면 항목 차트를 선택하라.
▶ ‘¼분기 울산지역 본부의 매출액은 수도권의 3개 지역본부를 추월하였다.
▶ ‘A지점은 인당 생산성이 가장 낮다.’
이런 유형의 메시지는 항목의 순위와 크기를 비교하기 때문에 막대 그래프로 차이를 확인하도록 하면 좋은데, 크기 비교를 명확하게 하기 위해 각 항목은 크기 순으로 순차적으로 배열해야 한다.
항목을 비교하는 막대 그래프는 가로와 세로를 모두 활용한지만 가로막대 그래프가 좀 더 효과적이다. 가로막대 그래프를 볼 때의 보는 사람의 시선의 흐름을 생각해 보라. 위에서 아래로 시선이 움직인다. 세로막대는 시선의 움직임이 좌에서 우로 흐른다. 올림픽 중계방송을 보면 기록 경기 후에 순위는 위에서 아래로 표시된다. 자로 길이를 재는 경우에도 가로로 놓고 길이를 재는 것이 편리하다. 반면에 좌에서 우로 흐르는 시선은 순위라기 보다는 시간의 흐름으로 인식하기 쉽다. 그래서 세로 막대는 시간적 추이를 보여주는 경우에 유용하다. 아래 그림은 어느 회사의 지역별 매출액 순위를 보여주는 차트이다. 지역별 매출액 순위를 좀 더 쉽게 인식할 수 있는 차트는 어느 쪽인가?
(3) 시간적 추이 비교
시간적 추이 비교유형은 비교의 대상이 시간의 흐름 속에서 어떤 변화를 보여주는가를 보여준다. 메시지 속에 변화, 성장, 증가, 감소와 같은 말이 포함되어 있다면 시간적 추이 차트를 활용하라.
▶ ‘당사의 매출액은 최근 7년간 등락을 거듭하고 있다.’
▶ ‘당사의 매출액 이익률은 2008년을 기점으로 하락하고 있다.’
이런 유형의 메시지를 보여주는 그래프는 2가지이다. 세로막대와 꺽은선 그래프이다. 세로막대 그래프로 변화를 보여주는 경우에는 변화와 함께 개별적인 크기를 강조하기 쉽다. 꺽은선 그래프의 경우에는 항목수가 많은 경우에 전체적인 변화의 추이를 보여줄 수 있기 때문에 선호한다.
(4) 패턴 비교
패턴 비교는 변화에 특정한 패턴이 존재하는가를 보여주는 경우에 유용하다. 이런 유형의 메시지는 비교 대상의 빈도와 분포와 같은 통계적인 범위를 보여준다. 통상 ‘~경향을 보인다’, ‘~에 집중되어 있다’ 등과 같은 말들을 포함한다.
▶ ‘당사 임직원의 연봉은 3천만원에서 5천만원 사이가 가장 많다.’
▶ ‘올해 대부분의 이직은 입사 후 3개월에서 1년 사이에 집중되어 있다.’
이 유형은 통계적인 메시지를 보여주기 때문에 차트로 표현하기에 어려움을 느끼기 쉽지만, 차트의 형태로만 보면 세 번째 유형과 완전히 동일하게 세로막대와 꺽은선 그래프로 표시할 있다. 다만 시간적 추이와 다른 점은 변화의 기준이 ‘시간’이 아니라 ‘구간’을 나타낸다는 점이다.
(5) 상관성 비교
상관성 비교의 유형은 두 가지 변수가 서로 의미 있는 관계를 맺고 있는지를 보여준다. 메시지 안에 ‘~에 따라 증가 혹은 감소한다’ ‘서로 관계가 있다 혹은 없다’ 등의 말들이 포함되어 있다.
▶ ‘영업사원의 근속연수와 영업력은 아무런 관계가 없다.’
▶ ‘광고비를 높이는 만큼 매출액은 증가할 것이다.’
상관성 비교는 보통 점 그래프로 표현되는데 표시된 점이 일정한 기준패턴(기준선)과 비교하여 어떻게 분포되어 있는가를 확인하는 것이다. 비교하는 대상의 수가 많은 경우에는 차트의 설명력이 높지만 만약 비교의 대상이 매우 적다면 점으로 표시된 패턴을 읽기가 매우 어려울 것이다. 통상적으로 비교 대상이 15개 이하인 경우에는 쌍가로막대 그래프를 상관성 비교에 활용할 수 있다. 쌍가로막대 그래프는 왼쪽의 변수를 기준으로 오른쪽 변수의 변화를 보여주는 것이므로, 왼쪽 항목은 크기 순으로 배열하고, 오른편의 배열이 왼쪽과 유사성을 갖는지를 확인한다.
차트는 보고서를 풍성하게 할 수는 있지만 보고서의 핵심은 아니다. 보고서를 잘 쓰기 위해서는 보고서의 스토리 라인을 논리적으로 구성하고, 전개해 나가는 데 힘써야 한다. 차트는 메시지의 보조도구일 뿐임을 잊어서는 안 된다. 따라서 차트를 남발하지 않아야 한다. 필요한 곳에 필요한 만큼의 차트가 활용되어야 한다. 어떤 경우엔 차트보다 표가 더 효과적으로 메시지를 보여주기도 한다. 상대방의 기준에서 보고서를 읽어보고 상대방이 메시지를 이해하고, 받아들이는데 적합한 차트를 선별하여 작성하라.
현경택. 2013. "기획력강의", 동문통책방.
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